¿Qué es la gestión de flotas?
La flota de vehículos comprende todos los vehículos que una empresa posee o alquila para sus actividades. Esta flota puede destinarse al transporte de mercancías o de personas, según las necesidades específicas de la organización. La gestión de flotas, también conocida como «fleet management», implica la supervisión completa de los vehículos a lo largo de todo su ciclo de vida dentro de la flota.
La gestión de la flota de vehículos permite a un directivo o a un responsable designado obtener una visión general de todos los medios de transporte de que dispone su empresa. ¿Cuál es el interés? Poder realizar un seguimiento diario de la flota.
¿Cuáles son los retos de la gestión de flotas de vehículos?
La gestión de flotas de vehículos plantea grandes desafíos a los gestores de flotas. Electrificación, optimización de costes, seguridad, fiscalidad, consideraciones económicas, ecológicas y reglamentarias… Aquí se lo explicamos todo.
1. Ahorrar a corto, medio y largo plazo
– Para reducir los gastos relacionados con una flota de vehículos es necesario, entre otras cosas, optimizar los costes logísticos, que incluyen el combustible, el mantenimiento y los seguros de los vehículos.
– Calcular y comprender el TCO (coste total de propiedad) es fundamental para evaluar y gestionar de forma eficaz los gastos relacionados con cada vehículo de la flota.
¿Qué es el TCO?
El «Total Cost of Ownership» (TCO), es decir, el «coste total de propiedad» en español, se refiere a la suma total que ha tenido que gastar el usuario de un bien a lo largo de su ciclo de vida en la empresa. En el caso de la gestión de una flota de vehículos, el TCO abarca todos los costes relacionados con los vehículos, incluyendo, en particular, la compra o el alquiler, el mantenimiento, el almacenamiento, etc. El cálculo del TCO tiene en cuenta tanto los costes directos como los indirectos. Es interesante calcular este indicador para controlar los costes de una flota de vehículos. Tenga en cuenta que puede variar según la empresa.
2. Garantizar la seguridad de los conductores
La gestión de la flota de vehículos también implica velar por la seguridad de los conductores, lo que conlleva:
– Prevenir los riesgos de accidente garantizando un control riguroso de los vehículos;
– planificar tareas de mantenimiento;
– formar a los conductores sobre el mantenimiento adecuado de su vehículo.
3. Respetar las cuestiones medioambientales
Las normativas que han entrado en vigor en Europa en materia de emisiones de gases contaminantes obligan a las empresas a gestionar su flota. En Francia, la Ley de Orientación sobre la Movilidad exige a las empresas privadas con una flota de más de 100 vehículos que alcancen unos objetivos de vehículos de bajas emisiones al renovar su parque automovilístico. Para cumplir con estas normativas, se pueden barajar varias soluciones. Por ejemplo, la adquisición de vehículos con emisiones de CO₂ reducidas al mínimo o la sensibilización de los conductores sobre la conducción ecológica.
Gestión optimizada de flotas de vehículos
¿para ayudarte en tu día a día?
La gestión de una flota de vehículos es una función esencial, ya que influye en los beneficios y en el funcionamiento general de la empresa. También conocida como «gestión de flotas», esta gestión de flotas de vehículos implica, por lo tanto, ocuparse de los vehículos, el mantenimiento, los alquileres, los aspectos fiscales, la elección de los coches, etc. La gestión de la flota puede llevarse a cabo de diferentes maneras, dependiendo del tamaño de la empresa, del número de vehículos que la componen y de sus necesidades. Para garantizar una buena gestión de la flota, se recomienda especialmente basarse en un reglamento de vehículos elaborado por la empresa (Car Policy) y en herramientas de apoyo a la toma de decisiones…
Gestión optimizada de la flota de vehículos: 3 herramientas imprescindibles
1. La política de vehículos (Car Policy)
El reglamento de vehículos, también conocido como «Car Policy», desempeña un papel fundamental a la hora de definir las normas de uso y asignación de vehículos dentro de una empresa. Permite ofrecer a los empleados un catálogo de vehículos preseleccionados que se ajustan a sus necesidades específicas. Elaborado conjuntamente por la dirección general, el responsable de la flota de vehículos, los conductores y el departamento financiero de la empresa, este documento regula el uso de los vehículos en el marco de las actividades profesionales. Aunque la elaboración de un reglamento de circulación no es obligatoria, se recomienda encarecidamente redactar uno para involucrar a todas las partes implicadas y hacer que la gestión diaria de la flota sea más segura y sencilla.
2+ Modificar la caja telemática
Estos dispositivos permiten recopilar gran cantidad de información relevante para la gestión de una flota de vehículos. Y con razón, ya que registran no solo los itinerarios, sino también el comportamiento de los conductores (cumplimiento de los límites de velocidad, de los itinerarios definidos por el gestor de la flota, etc.). Con ello, el gestor puede obtener información sobre el consumo de combustible o la vida útil de las piezas, por ejemplo. Según los proveedores, los dispositivos telemáticos permiten analizar diversos factores, como el kilometraje recorrido.
¿Lo sabías? ¡Es posible instalar dispositivos telemáticos en sus vehículos comerciales o de otro tipo! Sin embargo, la mayoría de los vehículos nuevos vienen equipados de fábrica con unidades de control y transmiten la misma información que la versión telemática.
3. El software de gestión de flotas de vehículos todo en uno
Los programas de gestión de flotas ofrecen una solución integral para optimizar de forma eficaz la gestión de una flota de vehículos, mediante la recopilación y centralización de información precisa. Estas herramientas permiten recopilar diversos datos, tales como:
- el inventario de sus vehículos;
- su mantenimiento y otros gastos relacionados;
- la integración de los datos de sus proveedores (empresas de alquiler, compañías petroleras, recarga eléctrica);
Los programas de gestión de flotas integran automáticamente estos datos, lo que evita la tediosa introducción manual y ofrece funciones de cálculo automático de impuestos, amortizaciones no deducibles (AEN), etc. Resultado: esta automatización permite al gestor de la flota de vehículos centrarse en tareas de mayor valor añadido.
Gestor de flotas de vehículos:
¿Cuáles son sus funciones?
¿Es mejor externalizar o internalizar la gestión del flujo de vehículos?
Externalizar:
Por un lado, una empresa tiene la posibilidad de recurrir a un proveedor externo, denominado «fleeter». Este último se encarga de gestionar todos los aspectos relacionados con la gestión de la flota de vehículos, ya sean administrativos, técnicos, logísticos o de personal, gracias a su equipo de expertos. Esta opción ofrece una ventaja importante cuando la empresa desea que sus empleados se centren en su actividad principal o cuando no cuenta entre su personal con alguien que reúna todas las competencias necesarias para ese puesto.
Internalizar:
Por otro lado, la internalización implica designar a una persona dentro de la empresa como responsable de la flota de vehículos. Se dedicará por completo a sus tareas, ya que estas exigen versatilidad y una atención constante. El objetivo principal, en ambos casos, es mantener el TCO (coste total de propiedad) lo más bajo posible. El gestor, o el responsable de la flota, se basa en los KPI (indicadores clave de rendimiento) para tomar decisiones estratégicas adaptadas a las necesidades de la empresa.
La opinión de los gestores de flotas
El gestor de flotas se encarga de velar por el cumplimiento de la normativa de circulación por parte de todos los vehículos que componen la flota de la empresa, especialmente en el marco de los contratos de alquiler a largo plazo (LLD) .
Y con razón, ya que los importes de los alquileres se basan en el kilometraje previsto, pero este puede variar, lo que distorsiona la ley de kilometraje. El gestor deberá entonces ajustar los importes mediante anexos, solicitados a los arrendadores tras un seguimiento minucioso de la normativa de circulación.
Para facilitar este proceso, se pueden solicitar a las empresas de alquiler tablas de tarifas (matriz tarifaria), lo que garantiza una gestión óptima de los costes de alquiler.
La gestión del mantenimiento de los vehículos es una de las funciones clave del gestor de flotas. Esto permite evitar gastos adicionales y garantizar una vida útil óptima de los vehículos. La misión incluye tareas como:
- inspecciones técnicas (¡no realizar estas inspecciones se considera un delito!) .
- Vaciado
- revisiones, etc.
Aunque las revisiones del fabricante no son obligatorias, se recomiendan encarecidamente para garantizar el buen funcionamiento de los motores, prolongar la vida útil de los vehículos y evitar la pérdida de la garantía del fabricante.
Además de supervisar el estado de los motores y los frenos, el gestor de flotas debe prestar especial atención a los neumáticos. Es fundamental comprobar periódicamente su estado y mantener una presión óptima. Sin olvidar el cambio de neumáticos de verano a invierno, que es obligatorio desde la entrada en vigor de la Ley de la Montaña II en 2021.
El encargado de una flota de vehículos tiene como tarea gestionar los siniestros. Esto implica ponerse en contacto con la aseguradora para comunicar los siniestros y poner en marcha el proceso de indemnización, así como encargarse de que se facilite un vehículo de sustitución si es necesario.
Desde 2017, las empresas deben designar a los conductores de los vehículos, una tarea que puede automatizarse para ahorrar tiempo. Además, se recomienda automatizar o centralizar la gestión de las multas relacionadas con la flota de vehículos para lograr una gestión administrativa más eficaz.
El gestor de flotas desconoce tanto el estado exterior como el kilometraje del vehículo en un momento determinado. Solo un registro periódico del kilometraje le permite controlar el cumplimiento de las condiciones de uso del contrato y planificar los mantenimientos necesarios, al tiempo que realiza un seguimiento del consumo medio del vehículo.
Un cuidado constante de la carrocería ayuda a evitar gastos elevados de reparación al devolver el vehículo o una reducción del precio en caso de reventa.
Tenga en cuenta que optimizar las etapas de entrega, adquisición, devolución y renovación de los vehículos puede ser una herramienta adicional de optimización para la gestión de la flota.
El conductor es la única persona que ve el vehículo con regularidad, por lo que es fundamental que se responsabilice, sobre todo mediante:
- cursos de conducción ecológica,
- las bonificaciones por buena conducción al devolver el vehículo, o incluso
- los retos del mejor conductor,
- una sensibilización sobre la seguridad vial, lo que también permite evitar siniestros en los vehículos
Al mismo tiempo, el gestor de flotas debe mantenerse al corriente de la normativa fiscal y medioambiental , que están en constante evolución, como por ejemplo:
- la norma WLTP;
- el sistema de bonificaciones y penalizaciones;
- Distintivo ambiental
- Norma de emisiones de CO2
- el porcentaje cada vez mayor de vehículos eléctricos, etc.
Este seguimiento le permite comunicar cualquier cambio a los empleados y evitar cualquier repercusión en el coste total de propiedad (TCO). Además, incumplimientos como la omisión de la denuncia de infracciones o errores en el cálculo de los impuestos pueden acarrear cuantiosas multas o incluso sanciones penales. También hay que asegurarse de gestionar correctamente los datos personales de los conductores para cumplir con el RGPD , que entró en vigor en 2018.
Flota de vehículos: cómo mejorarla
¿Cómo mejorar su rendimiento y reducir los costes?
SOFTWARE DE GESTIÓN DE FLOTAS DE VEHÍCULOS
El uso de un software de gestión de flotas permite centralizar todos los datos e información relacionados con la flota, incluidos los datos financieros de los proveedores, de modo que se pueda acceder a ellos con un solo clic. Esta centralización no solo facilita la gestión diaria de la flota de vehículos, sino que también garantiza que el resto de empleados disponga de la información necesaria gracias a unos paneles de control intuitivos.
GAC Car Fleet: software de gestión de flotas de vehículos
GAC Car Fleet es un ejemplo de este tipo de software que ayuda a los gestores de flotas en sus tareas diarias. El software abarca todo el proceso, desde la recepción de un vehículo hasta su devolución o venta. Nuestro software le permite:
- gestionar eficazmente su flota;
- controlar los costes de su flota;
- centralizar todos los datos relacionados con sus vehículos;
- Cumplimiento normativo
Optimizar el coste total de propiedad (TCO) con un software de gestión de flotas
Algunos programas ofrecen la posibilidad de calcular y realizar un seguimiento del TCO, lo que te permite comprender mejor tus gastos. Con GAC Car Fleet, esta visión es diaria, mensual y global. El TCO se calcula tanto para cada vehículo como para toda su flota. Las funciones de cálculo, seguimiento y análisis de costes le permiten optimizar su coste total de propiedad (TCO), lo que se traduce en un ahorro significativo. Además, hay una serie de buenas prácticas que puedes aplicar para optimizar tu TCO.
Optar por una solución centralizada
Todos los indicadores relacionados con la gestión de flotas son esenciales, pero a veces resulta difícil recopilarlos… ¿Cuál sería la solución ideal? ¡Centralizar toda la información y ponerla a disposición de todas las partes interesadas a nivel interno mediante un software específico! Por supuesto, tiene la posibilidad de gestionar los accesos creando perfiles específicos para los distintos colaboradores: administrador, solo lectura o incluso limitar el acceso únicamente a determinados módulos. Dado el impacto que tiene la gestión de flotas en numerosos departamentos, como contabilidad, compras, recursos humanos y dirección financiera, resulta difícil mantenerlo todo al día y analizar los datos de manera eficaz, sobre todo en el caso de flotas de gran tamaño. Sin embargo, existen diversas soluciones tecnológicas para facilitar el día a día del gestor de flotas. Las ventajas de una buena solución centralizada son numerosas:
- un ahorro de tiempo en el día a día gracias a la integración automática de los datos de proveedores, de la Administración y internos (SIV);
- ayuda para optimizar los costes de su flota (coste total de propiedad, impuesto sobre las emisiones de CO₂ e impuesto sobre los contaminantes atmosféricos, impuesto de circulación, etc.);
- una garantía de estar al día y cumplir con la normativa vigente (Ley LOM, norma WLTP, Ley de Clima y Resiliencia, etc.).
GAC Car Fleet: software de gestión de flotas de vehículos
Desde la incorporación de un vehículo a su flota, pasando por su venta o devolución tras un contrato de alquiler, hasta la gestión financiera, GAC Car Fleet cubre todo el proceso de gestión de flotas.
¡Descubre las principales funciones del software!
GESTIONAR: una visión general para una gestión óptima de su flota
- Seguimiento completo de los vehículos: inventario, ficha detallada, historial, contratos, equipamiento o reservas.
- Organización del parque móvil: gestión de solicitudes, planificación integrada y disponibilidad en tiempo real.
- Gestión de pedidos, tarjetas de combustible, maquinaria, bicicletas o vehículos pesados.
SUPERVISAR: desde la gestión de mantenimientos hasta las infracciones
- Seguimiento de costes (combustible, mantenimiento, multas, etc.)
- Análisis de comportamientos al volante, consumo de combustible, conducción ecológica
- Seguimiento de siniestros, multas y mantenimiento
- Medición de la huella de carbono e integración de datos LOM
CONTROLAR: desde el análisis de costes hasta el seguimiento del kilometraje
- Detección y corrección inteligentes de discrepancias en la facturación y las lecturas del kilometraje
- Seguimiento de las importaciones de los proveedores: seguros, empresas de renting, combustible, mantenimiento, etc.
PRESUPUESTAR: del control de costes a la gestión fiscal de su flota
- Seguimiento y optimización del TCO, el PCK, las amortizaciones y los gastos reales
- Gestión automatizada de tasas (impuesto sobre vehículos de empresa, CO2, contaminantes, ejes, etc.), prestaciones en especie, punteo contable…
- Análisis de las discrepancias por vehículo, centro de costes o periodo
COMUNICAR: campañas dirigidas y recopilación simplificada de datos
- Recopilación de lecturas de kilometraje, permisos, cuestionarios por correo electrónico o a través de la aplicación móvil MyCarFleet, así como cualquier información o documento esencial para la gestión de
suflota de vehículos - Informes personalizables y exportaciones a Excel o PDF
CONFIGURAR: desde la configuración personalizada a la gestión de los accesos
- Gestión de los derechos de usuarios, entidades, organigramas, plantillas de correo electrónico, etc.
- Creación de su política de vehículos y su catálogo de vehículos (a partir de JATO)
Las 3 exclusivas de GAC Car Fleet:
- El módulo de cálculo del TCO predictivo: le permite calcular el coste de un vehículo incluso antes de encargarlo.
- La función que permite seleccionar vehículos que cumplan los criterios que usted establezca, de acuerdo con la política de su empresa.
- La herramienta para comparar el coste total de propiedad (TCO) entre un vehículo de combustión y un vehículo híbrido o eléctrico.
Con más de 16 años de experiencia en el desarrollo de software de gestión de flotas de vehículos, GAC Technology es un socio de confianza para los gestores de flotas en su trabajo diario. Nuestra completa herramienta está disponible en modo SaaS (100 % web) y la utilizan más de 500 empresas, tanto si cuentan con flotas de 30 como de 35 000 vehículos, ya sean turismos, furgonetas o camiones.