Was versteht man unter Fuhrparkmanagement?
Der Fuhrpark umfasst alle Fahrzeuge, die ein Unternehmen für seine Geschäftstätigkeit besitzt oder mietet. Diese Flotte kann je nach den spezifischen Anforderungen der Organisation für den Güter- oder Personentransport eingesetzt werden. Das Fuhrparkmanagement, auch als „Fleet Management“ bezeichnet, umfasst die umfassende Überwachung der Fahrzeuge während ihres gesamten Lebenszyklus innerhalb der Flotte.
Das Fuhrparkmanagement ermöglicht es einer Führungskraft oder einem dafür zuständigen Manager, sich einen Überblick über alle Mobilitätsmittel zu verschaffen, über die das Unternehmen verfügt. Was ist der Vorteil? Die Möglichkeit, die Flotte täglich zu überwachen.
Was sind die Herausforderungen beim Fuhrparkmanagement?
Die Verwaltung von Fahrzeugflotten stellt die Flottenmanager vor große Herausforderungen. Elektrifizierung, Kostenoptimierung, Sicherheit, Steuern, Berücksichtigung von wirtschaftlichen, ökologischen und regulatorischen Aspekten … Wir erklären Ihnen alles.
1. Kurz-, mittel- und langfristig Kosten einsparen
– Die Senkung der Ausgaben für einen Fuhrpark erfolgt insbesondere durch die Optimierung der Logistikkosten, zu denen Kraftstoff, Wartung und Kfz-Versicherungen gehören.
– Die Berechnung und das Verständnis der TCO (Total Cost of Ownership) sind unerlässlich, um die mit jedem Fahrzeug der Flotte verbundenen Kosten effektiv zu bewerten und zu verwalten.
Was ist die Gesamtbetriebskosten (TCO)?
Die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership) bezeichnen die Gesamtsumme, die der Nutzer eines Gutes während dessen Lebenszyklus im Unternehmen aufwenden musste. Im Falle der Fuhrparkverwaltung umfasst die Gesamtbetriebskosten (TCO) alle mit den Fahrzeugen verbundenen Kosten, darunter insbesondere Anschaffungs- oder Leasingkosten, Wartung, Lagerung usw. Bei der Berechnung der Gesamtbetriebskosten werden sowohl direkte als auch indirekte Kosten berücksichtigt. Die Berechnung dieses Kennziffern ist sinnvoll, um die Kosten eines Fuhrparks im Griff zu behalten. Beachten Sie, dass sie je nach Unternehmen variieren kann.
2. Für die Sicherheit der Fahrer sorgen
Zum Fuhrparkmanagement gehört auch, für die Sicherheit der Fahrer zu sorgen. Dazu gehört:
– Unfallrisiken vorbeugen, indem eine strenge Kontrolle der Fahrzeuge gewährleistet wird;
– Wartungsarbeiten planen;
– die Fahrer in der ordnungsgemäßen Wartung ihres Fahrzeugs zu schulen.
3. Umweltbelange berücksichtigen
Da die Vorschriften zu Schadstoffemissionen in Europa in Kraft getreten sind, zwingen sie die Unternehmen dazu, ihren Fuhrpark entsprechend zu verwalten. In Frankreich verpflichtet das Mobilitätsrahmengesetz private Unternehmen mit einem Fuhrpark von mehr als 100 Fahrzeugen dazu, bei der Erneuerung ihres Fuhrparks bestimmte Quoten für emissionsarme Fahrzeuge einzuhalten. Um diese Vorschriften einzuhalten, kommen mehrere Lösungen in Betracht. Beispielsweise die Anschaffung von Fahrzeugen mit möglichst geringen CO₂-Emissionen oder die Sensibilisierung der Fahrer für umweltbewusstes Fahren.
Optimiertes Management von Fahrzeugflotten
um Ihnen im Alltag zu helfen?
Die Verwaltung eines Fuhrparks ist eine wesentliche Aufgabe, da sie sich auf den Gewinn und den allgemeinen Geschäftsbetrieb des Unternehmens auswirkt. Dieses auch als „Car Fleet Management“ bezeichnete Fuhrparkmanagement umfasst somit die Betreuung der Fahrzeuge, die Wartung, die Anmietung, steuerliche Angelegenheiten, die Auswahl der Fahrzeuge usw. Die Steuerung der Flotte kann je nach Unternehmensgröße, Anzahl der Fahrzeuge in der Flotte und den jeweiligen Anforderungen unterschiedlich erfolgen. Um eine ordnungsgemäße Fuhrparkverwaltung zu gewährleisten, empfiehlt es sich insbesondere, sich auf eine vom Unternehmen erstellte Fahrzeugrichtlinie (Car Policy) sowie auf Tools zur Entscheidungsunterstützung zu stützen…
Optimierte Fuhrparkverwaltung: 3 unverzichtbare Tools
1. Die Fahrzeugrichtlinie (Car Policy)
Die Fahrzeugrichtlinie, auch als „Car Policy“ bekannt, spielt eine wesentliche Rolle bei der Festlegung der Regeln für die Nutzung und Zuteilung von Fahrzeugen innerhalb eines Unternehmens. Damit kann den Mitarbeitern ein Katalog mit vorab ausgewählten Fahrzeugen angeboten werden, die ihren spezifischen Bedürfnissen entsprechen. Sie wurde gemeinsam von der Geschäftsleitung, dem Fuhrparkmanager, den Fahrern und der Finanzabteilung des Unternehmens erstellt und regelt die Nutzung der Fahrzeuge im Rahmen der beruflichen Tätigkeit. Auch wenn die Einführung einer Fahrzeugrichtlinie nicht verpflichtend ist, wird dringend empfohlen, eine solche zu erstellen, um alle Beteiligten einzubeziehen und die tägliche Verwaltung des Fuhrparks sicherer und einfacher zu gestalten.
2. Miete Telematik-Box
Mit diesen Geräten lassen sich zahlreiche Informationen erfassen, die für die Verwaltung eines Fuhrparks relevant sind. Und das aus gutem Grund: Sie zeichnen nicht nur die Fahrstrecken auf, sondern auch das Fahrverhalten der Fahrer (Einhaltung der Geschwindigkeitsbegrenzungen, der vom Fuhrparkmanager festgelegten Routen usw.). Damit kann der Betreiber beispielsweise Rückschlüsse auf den Kraftstoffverbrauch oder die Lebensdauer der Teile ziehen. Den Anbietern zufolge bieten Telematikgeräte die Möglichkeit, verschiedene Faktoren wie beispielsweise die zurückgelegte Kilometerzahl zu analysieren.
Wussten Sie das schon? Es ist möglich, Telematikgeräte in Ihren Nutzfahrzeugen oder anderen Fahrzeugen zu installieren! Allerdings sind die meisten Neufahrzeuge mit Originalgeräten ausgestattet und übermitteln dieselben Informationen wie die Telematikversion.
3. MANAGEMENTSOFTWARE FÜR FAHRZEUGFLOTTEN
Flottenmanagement-Software bietet eine umfassende Lösung zur effizienten Optimierung der Verwaltung eines Fuhrparks, indem sie präzise Informationen erfasst und zentralisiert. Mit diesen Tools lassen sich verschiedene Daten erfassen, wie zum Beispiel:
- die Bestandsaufnahme Ihrer Fahrzeuge;
- deren Wartung und sonstige damit verbundene Kosten;
- die Integration Ihrer Lieferantendaten (Vermieter, Mineralölunternehmen, Stromanbieter);
- die Integration Ihrer Lieferantendaten (Vermieter, Mineralölunternehmen, Stromanbieter);
Flottenmanagement-Software integriert diese Daten automatisch, wodurch die mühsame manuelle Eingabe entfällt und automatische Berechnungsfunktionen für Steuern, nicht abzugsfähige Abschreibungen (AEN) usw. zur Verfügung stehen. Das Ergebnis: Durch diese Automatisierung kann sich der Fuhrparkmanager auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren.
Fuhrparkmanager:
Was sind seine Aufgaben?
Sollte man die Verwaltung des Fahrzeugbestands auslagern oder intern abwickeln?
Auslagern:
Einerseits hat ein Unternehmen die Möglichkeit, einen externen Dienstleister, einen sogenannten „Fleeter“, zu beauftragen. Letzterer ist dafür zuständig, sich mithilfe seines Expertenteams um alle Aspekte der Fuhrparkverwaltung zu kümmern, seien sie administrativer, technischer, logistischer oder personeller Natur. Diese Option bietet einen großen Vorteil, wenn das Unternehmen seine Mitarbeiter auf ihr Kerngeschäft konzentrieren möchte oder wenn es intern keine Person gibt, die über alle für diese Stelle erforderlichen Kompetenzen verfügt.
Verinnerlichen:
Andererseits bedeutet die Eigenverwaltung, dass innerhalb des Unternehmens eine Person als Fuhrparkmanager benannt werden muss. Sie wird sich voll und ganz ihren Aufgaben widmen, da diese Vielseitigkeit und ständige Aufmerksamkeit erfordern. Das Hauptziel besteht in beiden Fällen darin, die Gesamtbetriebskosten (TCO) so niedrig wie möglich zu halten. Der Fuhrparkmanager stützt sich auf KPIs (Key Performance Indicators), um strategische Entscheidungen zu treffen, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind.
Die Herausforderungen von Flottenmanagern
Der Fuhrparkmanager ist dafür verantwortlich, die Einhaltung der Straßenverkehrsordnung für jedes Fahrzeug der Unternehmensflotte sicherzustellen, insbesondere im Rahmen von Langzeitmietverträgen .
Und das aus gutem Grund: Die Mietpreise richten sich nach der voraussichtlichen Kilometerleistung, doch diese kann variieren, wodurch die Fahrleistung verfälscht wird. Der Verwalter muss die Beträge dann mittels Nachträge anpassen, die nach sorgfältiger Überprüfung der Straßenverkehrsgesetze bei den Vermietern beantragt werden.
Um diesen Prozess zu vereinfachen, können bei den Vermietern Preistabellen (Tarifmatrix) angefordert werden, die eine optimale Verwaltung der Mietkosten gewährleisten.
Die Verwaltung der Fahrzeugwartung ist eine der Kernaufgaben des Fuhrparkmanagers. Dadurch lassen sich zusätzliche Kosten vermeiden und eine optimale Lebensdauer der Fahrzeuge gewährleisten. Der Auftrag umfasst Aufgaben wie beispielsweise:
- Technische Kontrollen (die Nichtdurchführung dieser Kontrollen gilt als Straftat!) ;
- Ölwechsel
- Überarbeitungen usw.
Auch wenn die Hersteller-Wartungen nicht verpflichtend sind, werden sie dringend empfohlen, um die einwandfreie Funktion der Motoren zu gewährleisten, die Lebensdauer der Fahrzeuge zu verlängern und den Verlust der Herstellergarantie zu vermeiden.
Neben der Überwachung des Zustands der Motoren und Bremsenmuss der Fuhrparkmanager besonders auf die Reifen achten. Es ist wichtig, ihren Zustand regelmäßig zu überprüfen und den optimalen Reifendruck aufrechtzuerhalten. Nicht zu vergessen ist der Wechsel zwischen Sommer- und Winterreifen, der seit der Einführung des Berggesetzes II im Jahr 2021 vorgeschrieben ist.
Der Fuhrparkmanager ist für die Bearbeitung von Schadensfällen zuständig. Dies bedeutet, dass man den Versicherer kontaktieren muss, um den Schaden zu melden und die Entschädigung in Gang zu setzen, sowie dafür zu sorgen, dass bei Bedarf ein Ersatzfahrzeug zur Verfügung gestellt wird.
Seit 2017 müssen Unternehmen die Fahrer der Fahrzeuge benennen, eine Aufgabe, die automatisiert werden kann, um Zeit zu sparen. Darüber hinaus wird empfohlen, die Bearbeitung von Bußgeldern im Zusammenhang mit dem Fuhrpark zu automatisieren oder zu zentralisieren, um die Verwaltung effizienter zu gestalten.
Der Fuhrparkmanager kennt weder den äußeren Zustand noch den Kilometerstand des Fahrzeugs zu einem bestimmten Zeitpunkt. Nur anhand eines regelmäßigen Kilometerstandsberichts kann er die Fahrleistung gemäß Vertrag kontrollieren, die erforderlichen Wartungsarbeiten planen und gleichzeitig den Durchschnittsverbrauch des Fahrzeugs im Blick behalten.
Eine sorgfältige Pflege der Karosserie hilft, hohe Reparaturkosten bei der Rückgabe des Fahrzeugs oder einen Preisverlust beim Wiederverkauf zu vermeiden.
Beachten Sie, dass die Optimierung der Schritte bei der Auslieferung, Anschaffung, Rückgabe und Erneuerung von Fahrzeugen ein zusätzlicher Hebel zur Optimierung für das Flottenmanagement sein kann.
Der Fahrer ist die einzige Person, die das Fahrzeug regelmäßig sieht; daher ist es von entscheidender Bedeutung, ihm Verantwortung zu übertragen, insbesondere durch:
- Schulungen zum umweltbewussten Fahren,
- die Prämien für vorbildliches Fahrverhalten bei der Rückgabe des Fahrzeugs oder auch
- die Herausforderungen des besten Fahrers,
- eine Sensibilisierung für die Verkehrssicherheit – was auch dazu beiträgt, Schäden an Fahrzeugen zu vermeiden
Gleichzeitig muss der Fuhrparkmanager über die sich ständig ändernden steuerlichen und umweltrechtlichen Vorschriften auf dem Laufenden bleiben, wie zum Beispiel:
- der WLTP-Standard;
- die Bonus-Malus-Regelung;
- Nummer des Crit’Air-Aufklebers
- CO2-Emissionsnorm
- der stetig steigende Anteil an Elektrofahrzeugen usw.
Dank dieser Überwachung kann er den Mitarbeitern alle Änderungen mitteilen und Auswirkungen auf die Gesamtbetriebskosten (TCO) vermeiden. Zudem können Verstöße wie die unterlassene Anzeige von Straftaten oder Fehler bei der Steuerberechnung zu hohen Geldstrafen oder sogar strafrechtlichen Sanktionen führen. Es ist außerdem darauf zu achten, dass die personenbezogenen Daten der Fahrer ordnungsgemäß verarbeitet werden, um die Anforderungen der 2018 in Kraft getretenen DSGVO zu erfüllen.
Fuhrpark: Wie lässt sich dieser verbessern?
seine Leistung steigern und die Kosten senken?
MANAGEMENTSOFTWARE FÜR FAHRZEUGFLOTTEN
Durch den Einsatz einer Flottenmanagement-Software lassen sich alle Daten und Informationen zur Flotte, einschließlich der Finanzdaten der Lieferanten, zentralisieren, sodass sie mit einem Klick abrufbar sind. Diese Zentralisierung erleichtert nicht nur die tägliche Verwaltung des Fuhrparks, sondern gewährleistet dank intuitiver Dashboards auch, dass die Informationen für andere Mitarbeiter verfügbar sind.
GAC Car Fleet – Managementsoftware für Fahrzeugflotten
GAC Car Fleet ist ein Beispiel für eine solche Software, die Flottenmanager bei ihren täglichen Aufgaben unterstützt. Die Software deckt den gesamten Prozess von der Annahme des Fahrzeugs bis zur Rückgabe oder zum Verkauf ab. Mit unserer Software können Sie:
- Ihren Fuhrpark effizient zu verwalten;
- die Kosten Ihrer Flotte im Griff zu haben;
- alle Daten zu Ihren Fahrzeugen an einem Ort zu bündeln;
- Compliance
Optimierung der Gesamtbetriebskosten mit einer Software zur Fuhrparkverwaltung
Manche Softwareprogramme bieten die Möglichkeit, die Gesamtbetriebskosten (TCO) zu berechnen und zu verfolgen, wodurch Sie einen besseren Überblick über Ihre Ausgaben erhalten. Mit GAC Car Fleet wird diese Vision täglich, monatlich und weltweit umgesetzt. Die Gesamtbetriebskosten werden sowohl für jedes einzelne Fahrzeug als auch für Ihre gesamte Fahrzeugflotte berechnet. Mit den Funktionen zur Kostenberechnung, -verfolgung und -analyse können Sie Ihre Gesamtbetriebskosten optimieren, was zu erheblichen Einsparungen führt. Es gibt also bewährte Verfahren, die Sie anwenden sollten, um Ihre Gesamtbetriebskosten zu optimieren.
Sich für eine zentralisierte Lösung entscheiden
Alle Kennzahlen im Zusammenhang mit dem Flottenmanagement sind wichtig, aber manchmal schwer zusammenzutragen… Was wäre ideal? Die verschiedenen Informationen bündeln und sie allen internen Beteiligten mithilfe einer speziellen Software zugänglich machen! Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, die Zugriffsrechte zu verwalten, indem Sie spezifische Profile für die verschiedenen Mitarbeiter erstellen: Administrator, nur Lesezugriff oder auch die Beschränkung des Zugriffs auf bestimmte Module. Angesichts der Auswirkungen des Flottenmanagements auf zahlreiche Abteilungen wie Buchhaltung, Einkauf, Personalwesen und Finanzabteilung wird es schwierig, alles auf dem neuesten Stand zu halten und die Daten effizient auszuwerten, insbesondere bei größeren Fuhrparks. Es gibt jedoch verschiedene technologische Lösungen, die den Arbeitsalltag des Fuhrparkmanagers erleichtern. Eine gute zentralisierte Lösung bietet zahlreiche Vorteile:
- Zeitersparnis im Arbeitsalltag dank der automatischen Integration von Lieferanten-, Behörden- und internen Daten (ANTAI und SIV);
- Unterstützung bei der Kostenoptimierung Ihres Fuhrparks (Gesamtbetriebskosten, CO₂-Steuer und Abgassteuer, Kfz-Steuer usw.);
- eine schnelle Bearbeitung von Verstößen in 10 Sekunden (gegenüber 10 bis 15 Minuten bei der herkömmlichen Methode) dank des mit der ANTAI verbundenen Moduls;
- eine Garantie dafür, dass Sie auf dem neuesten Stand sind und die geltenden Vorschriften einhalten (LOM-Gesetz, WLTP-Norm, Gesetz über Klima und Resilienz usw.).
GAC Car Fleet – Managementsoftware für Fahrzeugflotten
Von der Aufnahme eines Fahrzeugs in Ihren Fuhrpark über dessen Verkauf oder Rückgabe nach Ablauf eines Leasingvertrags bis hin zur finanziellen Steuerung deckt GAC Car Fleet den gesamten Prozess der Fuhrparkverwaltung ab.
Entdecken Sie die wichtigsten Funktionen der Software!
VERWALTEN – Der Gesamtüberblick ermöglicht eine optimale Steuerung Ihrer Flotte
- Vollständige Überwachung der Fahrzeuge: Inventar, detailliertes Datenblatt, Historie, Verträge, Ausstattung, Reservierungen.
- Organisation von Flottenfahrzeugen: Verwaltung von Anfragen, integrierte Zeitplanung, Verfügbarkeit in Echtzeit.
- Verwaltung von Bestellungen, Tankkarten, Geräten, Fahrrädern oder schweren Fahrzeugen.
STEUERUNG – Von der Wartungsverwaltung bis zu Ordnungswidrigkeiten
- Überwachung der Kosten (Treibstoff, Wartung, Bußgelder usw.)
- Analyse von Fahrverhalten, Verbrauch, umweltbewusstem Fahrstil
- Überwachung von Schadensfällen, Bußgeldern und Wartung
- Messung des CO2-Fußabdrucks und Integration von LOM-Daten
KONTROLLE – Von der Kostenanalyse bis zur Überwachung der Kilometerleistung
- Intelligente Erkennung und Korrektur von Abweichungen bei Rechnungen und Kilometerstandsmeldungen
- Überwachung von Anbieterimporten: Versicherer, Mietfirmen, Tankstellen, Werkstätten …
BUDGETIERUNG – Von der Kostenkontrolle bis zur steuerlichen Verwaltung Ihrer Flotte
- Überwachung und Optimierung von Gesamtbetriebskosten, Kilometerpreis, Abschreibungen, tatsächlichen Kosten
- Automatisierte Verwaltung von Steuern (Firmenwagenabgabe, CO2-Abgabe, Schadstoffklasse, Achsgebühr …), Sachleistungen, buchhalterische Zeiterfassung …
- Analyse der Abweichungen nach Fahrzeug, Kostenstelle oder Zeitraum
KOMMUNIKATION – Zielgerichtete Kampagnen und vereinfachte Datenerhebung
- Erhebung von Kilometerständen, Führerscheinen, Fragebögen über E-Mail oder die mobile Anwendung MyCarFleet, und aller anderen Informationen oder Dokumente, die für di
eVerwaltung Ihrer Fahrzeugflotte wichtig sind - Anpassbare Berichte und Excel- oder PDF-Export
KONFIGURIEREN – Von benutzerdefinierten Einstellungen bis zur Zugriffsverwaltung
- Verwaltung von Benutzerrechten, Einheiten, Organigrammen, E-Mail-Vorlagen …
- Aufbau Ihrer Car Policy und Ihres Fahrzeugkatalogs (mit JATO-Datenbank)
Verteilung der Fahrzeuge in GAC Car Fleet
- Das Modul zur Berechnung der voraussichtlichen Gesamtbetriebskosten: Damit können Sie die Kosten eines Fahrzeugs bereits vor der Bestellung abschätzen.
- Die Funktion zur Auswahl von Fahrzeugen, die den von Ihnen festgelegten Kriterien entsprechen, entsprechend Ihrer Unternehmensrichtlinie.
- Das Tool zum Vergleich der Gesamtbetriebskosten (TCO) zwischen einem Fahrzeug mit Verbrennungsmotor und einem Hybrid- oder Elektrofahrzeug.
Mit mehr als 16 Jahren Erfahrung in der Entwicklung von Flottenmanagement-Software ist GAC Technology ein zuverlässiger Partner für Flottenmanager im täglichen Geschäft. Unsere umfassende Lösung ist als SaaS-Lösung (100 % webbasiert) verfügbar und wird von über 500 Unternehmen genutzt – ganz gleich, ob diese über eine Flotte von 30 oder 35.000 Fahrzeugen verfügen, seien es PKWs, Nutzfahrzeuge oder LKWs!