Wat is wagenparkbeheer?
Een wagenpark omvat alle voertuigen die een bedrijf in eigendom heeft of huurt voor zijn activiteiten. Deze vloot kan worden ingezet voor het vervoer van goederen of personen, afhankelijk van de specifieke behoeften van de organisatie. Wagenparkbeheer, ook wel fleet management genoemd, omvat het volledige toezicht op de voertuigen gedurende hun gehele levenscyclus binnen het wagenpark.
Dankzij wagenparkbeheer krijgt een leidinggevende of een aangewezen beheerder een totaaloverzicht van alle vervoersmiddelen waarover zijn bedrijf beschikt. Wat is het nut ervan? De vloot dagelijks kunnen volgen.
Wat zijn de uitdagingen bij het beheer van een wagenpark?
Fleetmanagement stelt fleetmanagers voor grote uitdagingen. Elektrificatie, kostenoptimalisatie, veiligheid, belastingen, economische, ecologische en regelgevende aspecten … We leggen alles uit.
1. Besparingen realiseren op korte, middellange en lange termijn
– Het terugdringen van de kosten van een wagenpark gebeurt onder meer door het optimaliseren van de logistieke kosten, waaronder brandstof, onderhoud en autoverzekeringen.
– Het berekenen en begrijpen van de TCO (Total Cost of Ownership) is essentieel om de kosten van elk voertuig in het wagenpark effectief te kunnen beoordelen en beheren.
Wat is TCO?
De Total Cost of Ownership, oftewel de totale eigendomskosten, verwijst naar het totale bedrag dat de gebruiker van een goed tijdens de levensduur ervan binnen het bedrijf heeft moeten uitgeven. Bij het beheer van een wagenpark omvat de TCO alle kosten die verband houden met de voertuigen, waaronder met name de aankoop of lease, het onderhoud, de stalling, enz. Bij de berekening van de TCO wordt rekening gehouden met zowel directe als indirecte kosten. Het is interessant om deze indicator te berekenen om de kosten van een wagenpark onder controle te houden. Houd er rekening mee dat deze indicator per bedrijf kan verschillen
2. De veiligheid van de bestuurders waarborgen
Bij het beheer van een wagenpark hoort ook het waarborgen van de veiligheid van de bestuurders, wat het volgende inhoudt:
– Ongevallen voorkomen door een strenge controle van de voertuigen te waarborgen;
– onderhoudstaken plannen;
– chauffeurs opleiden in het juiste onderhoud van hun voertuig.
3. Rekening houden met milieuaspecten
Nu de regelgeving inzake de uitstoot van verontreinigende gassen in Europa van kracht is geworden, legt deze bedrijven beperkingen op bij het beheer van hun wagenpark. In Frankrijk verplicht de wet inzake mobiliteitsbeleid particuliere bedrijven met een wagenpark van meer dan 100 voertuigen om bij de vernieuwing van hun wagenpark quota voor emissiearme voertuigen te halen. Om aan deze voorschriften te voldoen, kunnen verschillende oplossingen worden overwogen. Bijvoorbeeld de aanschaf van voertuigen met een zo laag mogelijke CO₂-uitstoot of het bewustmaken van bestuurders van milieuvriendelijk rijgedrag.
Geoptimaliseerd fleetmanagement
om u in het dagelijks leven te helpen?
Het beheer van een wagenpark is een essentiële taak, aangezien dit van invloed is op de winst en de algehele bedrijfsvoering. Dit wordt ook wel Car Fleet Management genoemd en houdt in dat men zich bezighoudt met de voertuigen, het onderhoud, de verhuur, de fiscaliteit, de keuze van de auto’s, enzovoort. Het beheer van het wagenpark kan op verschillende manieren plaatsvinden, afhankelijk van de omvang van het bedrijf, het aantal voertuigen in het wagenpark en de behoeften van het bedrijf. Om een goed wagenparkbeheer te garanderen, wordt het ten zeerste aanbevolen om gebruik te maken van een door het bedrijf opgesteld wagenparkbeleid (Car Policy) en hulpmiddelen voor besluitvorming…
Geoptimaliseerd wagenparkbeheer: 3 onmisbare tools
1. Het autobeleid (Car Policy)
Het autobeleid, ook wel bekend als de Car Policy, speelt een essentiële rol bij het vaststellen van de regels voor het gebruik en de toewijzing van voertuigen binnen een bedrijf. Hiermee kunnen medewerkers een selectie van voertuigen aangeboden krijgen die aansluit bij hun specifieke behoeften. Dit reglement is opgesteld in samenwerking met de algemene directie, de wagenparkbeheerder, de chauffeurs en de financiële afdeling van het bedrijf, en regelt het gebruik van voertuigen in het kader van de bedrijfsactiviteiten. Hoewel het opstellen van een autohandvest niet verplicht is, wordt het ten zeerste aanbevolen om er een op te stellen om alle betrokkenen erbij te betrekken en het dagelijks beheer van het wagenpark veiliger en eenvoudiger te maken.
2. De telematicabox wijzigen
Met deze apparaten kan allerlei informatie worden verzameld die relevant is voor het beheer van een wagenpark. En terecht, want ze registreren niet alleen de routes, maar ook het rijgedrag van de chauffeurs (naleving van snelheidslimieten, de door de wagenparkbeheerder vastgestelde routes, enz.). Hiermee kan de beheerder bijvoorbeeld informatie afleiden over het brandstofverbruik of de levensduur van onderdelen. Volgens de dienstverleners bieden telematica-apparaten de mogelijkheid om verschillende factoren te analyseren, zoals het aantal afgelegde kilometers.
Wist je dat? Het is mogelijk om telematica-units in uw bedrijfsvoertuigen of andere voertuigen te installeren! De meeste nieuwe voertuigen zijn echter uitgerust met fabrieksgemonteerde modules en geven dezelfde informatie door als de telematica-versie.
3. SOFTWARE VOOR FLEETMANAGEMENT
Software voor wagenparkbeheer biedt een totaaloplossing om het beheer van een wagenpark efficiënt te optimaliseren door nauwkeurige informatie te verzamelen en te centraliseren. Met deze tools kunnen verschillende gegevens worden verzameld, zoals:
- de inventaris van uw voertuigen;
- het onderhoud ervan en andere daarmee samenhangende kosten;
- de integratie van uw leveranciersgegevens (verhuurders, oliemaatschappijen, elektrische oplaadpunten);
Vlootbeheersoftware verwerkt deze gegevens automatisch, waardoor tijdrovende handmatige invoer wordt voorkomen en automatische berekeningen worden uitgevoerd voor belastingen, niet-aftrekbare afschrijvingen (AEN) enz. Het resultaat: dankzij deze automatisering krijgt de wagenparkbeheerder meer tijd om zich te richten op taken met een hogere toegevoegde waarde.
Beheerder van een wagenpark:
Wat zijn zijn taken?
Moet het beheer van het wagenpark worden uitbesteed of in eigen beheer worden gehouden?
Uitbesteden:
Enerzijds heeft een bedrijf de mogelijkheid om een beroep te doen op een externe dienstverlener, een zogenaamde fleeter. Deze laatste is verantwoordelijk voor alle aspecten van het wagenparkbeheer – of het nu gaat om administratieve, technische, logistieke of personeelszaken – en kan daarbij rekenen op zijn team van deskundigen. Deze optie biedt een groot voordeel wanneer het bedrijf zijn medewerkers wil laten focussen op hun kernactiviteiten of wanneer er intern niemand is die over alle vereiste vaardigheden voor deze functie beschikt.
Internaliseren:
Aan de andere kant houdt internalisering in dat er binnen het bedrijf iemand wordt aangewezen als wagenparkbeheerder. Ze zal zich volledig op haar taken richten, omdat deze veelzijdigheid en voortdurende aandacht vereisen. Het belangrijkste doel is in beide gevallen om de TCO (Total Cost of Ownership) zo laag mogelijk te houden. De beheerder, of fleetmanager, baseert zich op KPI’s (Key Performance Indicators) om strategische beslissingen te nemen die zijn afgestemd op de behoeften van het bedrijf.
De uitdagingen van de fleetmanagers
De wagenparkbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verkeerswetgeving voor elk voertuig in het wagenpark van het bedrijf, met name in het kader van langetermijnhuurcontracten .
En terecht, want de huurprijzen zijn gebaseerd op het verwachte aantal kilometers, maar dat aantal kan variëren, waardoor de rijregeling wordt vertekend. De beheerder moet de bedragen dan aanpassen via aanvullende overeenkomsten, die aan de verhuurders worden gevraagd na een zorgvuldige controle van de verkeersregels.
Om dit proces te vergemakkelijken, kunnen tariefschema’s (tariefmatrix) bij de verhuurders worden opgevraagd, waardoor een optimaal beheer van de huurkosten wordt gegarandeerd.
Het beheer van het onderhoud van de voertuigen is een van de belangrijkste taken van de wagenparkbeheerder. Zo worden extra kosten voorkomen en wordt een optimale levensduur van de voertuigen gewaarborgd. De opdracht omvat taken zoals:
- technische controles (het niet uitvoeren van deze controles wordt beschouwd als een overtreding!) ;
- Olie verversen
- herzieningen, enz.
Hoewel onderhoudsbeurten volgens de fabrikant niet verplicht zijn, worden ze ten zeerste aanbevolen om de goede werking van de motoren te garanderen, de levensduur van de voertuigen te verlengen en te voorkomen dat de fabrieksgarantie vervalt.
Naast het controleren van de staat van de motoren en remmenmoet de wagenparkbeheerder ook speciale aandacht besteden aan de banden. Het is van essentieel belang om de staat ervan regelmatig te controleren en de bandenspanning op het optimale niveau te houden. En niet te vergeten het wisselen van zomer- en winterbanden, wat sinds de invoering van de Bergwet II in 2021 verplicht is.
De beheerder van een wagenpark heeft als taak het afhandelen van schadeclaims. Dit houdt in dat u contact opneemt met de verzekeraar om de schade aan te geven en de schadevergoeding in gang te zetten, en dat u ervoor zorgt dat er indien nodig een vervangende auto wordt verstrekt.
Sinds 2017 moeten bedrijven de bestuurders van de voertuigen aanwijzen, een taak die kan worden geautomatiseerd om tijd te besparen. Bovendien wordt aanbevolen om de afhandeling van boetes in verband met het wagenpark te automatiseren of te centraliseren, met het oog op een efficiënter administratief beheer.
De wagenparkbeheerder weet op een bepaald moment niet hoe de auto er van buiten uitziet en wat de kilometerstand is. Alleen aan de hand van een regelmatig bijgehouden kilometerregistratie kan hij nagaan of aan de rijvoorwaarden van het contract wordt voldaan en de nodige onderhoudsbeurten plannen, terwijl hij tegelijkertijd het gemiddelde brandstofverbruik van het voertuig bijhoudt.
Door de carrosserie goed in de gaten te houden, voorkomt u hoge reparatiekosten bij het inleveren van de auto of een lagere verkoopprijs bij doorverkoop.
Houd er rekening mee dat het optimaliseren van de stappen voor levering, aanschaf, inlevering en vernieuwing van voertuigen een extra hefboom voor optimalisatie kan zijn voor het wagenparkbeheer.
De bestuurder is de enige die het voertuig regelmatig ziet; het is daarom van cruciaal belang hem of haar verantwoordelijk te maken, met name door middel van:
- cursussen in zuinig rijden,
- de bonussen voor goed rijgedrag bij het inleveren van het voertuig of
- de uitdagingen voor de beste chauffeur,
- een bewustwording op het gebied van verkeersveiligheid – waardoor ook schade aan voertuigen kan worden voorkomen
Tegelijkertijd moet de wagenparkbeheerder op de hoogte blijven van de belastingwetgeving en milieunormen , die voortdurend veranderen, zoals:
- de WLTP-norm;
- het bonus-malussysteem;
- Nummer Crit’Air-vignet
- Norm CO2-uitstoot
- het steeds grotere aandeel van elektrische voertuigen, enz.
Dankzij deze monitoring kan hij alle wijzigingen aan de medewerkers doorgeven en voorkomen dat dit gevolgen heeft voor de Total Cost of Ownership (TCO). Ook kunnen overtredingen, zoals het niet aangeven van overtredingen of fouten bij de berekening van belastingen, leiden tot hoge boetes of zelfs strafrechtelijke sancties. Er moet ook op worden gelet dat de persoonsgegevens van de chauffeurs correct worden verwerkt, om te voldoen aan de AVG die in 2018 van kracht is geworden.
Wagenpark: hoe kan dit worden verbeterd?
zijn prestaties verbeteren en de kosten verlagen?
SOFTWARE VOOR FLEETMANAGEMENT
Door gebruik te maken van software voor wagenparkbeheer kunnen alle gegevens en informatie over het wagenpark, inclusief de financiële gegevens van leveranciers, worden gecentraliseerd, zodat ze met één muisklik toegankelijk zijn. Deze centralisatie vergemakkelijkt niet alleen het dagelijkse beheer van het wagenpark, maar zorgt er ook voor dat andere medewerkers via intuïtieve dashboards toegang hebben tot de informatie.
GAC Car Fleet – software voor fleetmanagement
GAC Car Fleet is een voorbeeld van dergelijke software die wagenparkbeheerders ondersteunt bij hun dagelijkse taken. De software omvat het hele proces, van de ontvangst van het voertuig tot de teruggave of verkoop ervan. Met onze software kunt u:
- uw wagenpark efficiënt te beheren;
- de kosten van uw wagenpark onder controle te houden;
- alle gegevens met betrekking tot uw voertuigen op één plek te verzamelen;
- Voldoen aan de regelgeving
De TCO optimaliseren met software voor wagenparkbeheer
Sommige softwareprogramma’s bieden de mogelijkheid om de TCO te berekenen en bij te houden, waardoor u een beter inzicht krijgt in uw uitgaven. Met GAC Car Fleet is deze visie dagelijks, maandelijks en wereldwijd aanwezig. De TCO wordt berekend voor elk voertuig afzonderlijk en voor uw gehele wagenpark. Met de functies voor kostenberekening, -monitoring en -analyse kunt u uw TCO optimaliseren, wat zich vertaalt in aanzienlijke besparingen. Er zijn dan ook een aantal best practices die u kunt toepassen om uw TCO te optimaliseren.
Kiezen voor een gecentraliseerde oplossing
Alle indicatoren die verband houden met wagenparkbeheer zijn essentieel, maar soms moeilijk te verzamelen… Wat is de ideale situatie? Breng alle informatie samen en maak deze toegankelijk voor alle interne belanghebbenden met behulp van speciale software! Uiteraard kunt u de toegangsrechten beheren door specifieke profielen aan te maken voor de verschillende medewerkers: beheerder, alleen-lezen of de toegang beperken tot bepaalde modules. Gezien de impact van het wagenparkbeheer op tal van afdelingen, zoals de boekhouding, de inkoop, de personeelszaken en de financiële afdeling, wordt het moeilijk om alles bij te houden en de gegevens op een efficiënte manier te analyseren, vooral bij grote wagenparken. Er bestaan echter verschillende technologische oplossingen om het dagelijks werk van de wagenparkbeheerder te vergemakkelijken. Een goede gecentraliseerde oplossing biedt tal van voordelen:
- dagelijkse tijdwinst dankzij de automatische integratie van gegevens van leveranciers, de overheid en interne systemen (SIV);
- hulp bij het optimaliseren van de kosten van uw wagenpark (TCO, CO₂-heffing en heffing op luchtverontreinigende stoffen, wegenbelasting, enz.);
- de garantie dat u up-to-date bent en voldoet aan de geldende regelgeving (LOM-wet, WLTP-norm, Klimaat- en Veerkrachtwet, enz.).
GAC Car Fleet – software voor fleetmanagement
Van de opname van een voertuig in uw wagenpark, via de verkoop of teruggave ervan na afloop van een leaseovereenkomst, tot en met het financiële beheer: GAC Car Fleet verzorgt het volledige proces van wagenparkbeheer.
Ontdek de belangrijkste functies van de software!
BEHEREN – Een overzicht voor het optimaal aansturen van uw wagenpark
- Volledige monitoring van de voertuigen: inventaris, gedetailleerd gegevensblad, geschiedenis, contracten, uitrustingen, reserveringen.
- Organisatie van de poolwagens: aanvraagbeheer, geïntegreerde planning, beschikbaarheid in real time.
- Beheer van de bestellingen, tankkaarten, machines, fietsen of zware voertuigen.
AANSTUREN – Van het onderhoudsbeheer tot de overtredingen
- Monitoring van de kosten (brandstof, onderhoud, boetes, enz.)
- Analyse van rijgedrag, brandstofverbruik, ecorijden
- Monitoring van de schadegevallen, boetes en het onderhoud
- De koolstofvoetafdruk meten en mobiliteitsgegevens (LOM) integreren
CONTROLEREN – Van kostenanalyse tot monitoring van de kilometerstanden
- Intelligente detectie en correctie van verschillen in facturering en kilometerstanden
- Monitoring van de invoer van leveranciers: verzekering, huur, brandstof, onderhoud, enz.
BUDGETTEREN – Van kostenbeheersing tot fiscaal beheer van uw wagenpark
- Monitoring en optimalisatie van TCO, KPK, afschrijvingen, werkelijke kosten
- Geautomatiseerd beheer van belastingen (belasting op bedrijfswagen, CO2, vervuilende stoffen, assen…), voordelen in natura, boekhouding …
- Analyse van verschillen per voertuig, kostenplaats of periode
COMMUNICEREN – Gerichte campagnes en vereenvoudigde gegevensverzameling
- Verzamelen van kilometerstanden, rijbewijzen, vragenlijsten via e-mail of de mobiele MyCarFleet app en alle andere informatie of documenten die essentieel zijn voor he
tbeheer van uw wagenpark. - Aanpasbare rapporten en export naar Excel of PDF
CONFIGUREREN – Van aangepaste instellingen tot toegangsbeheer
- Beheer van gebruikersrechten, bedrijfseenheden, organigrammen, e-mailsjablonen, enz.
- Creatie van uw car policy en voertuigcatalogus (met JATO-database)
Onderverdeling van het wagenpark in GAC Car Fleet
- De module voor het berekenen van de voorspelde TCO: hiermee kunt u de kosten van een voertuig inschatten nog voordat u het bestelt.
- De functie waarmee u voertuigen kunt selecteren die voldoen aan de criteria die u zelf hebt vastgesteld, in overeenstemming met uw bedrijfsbeleid.
- De tool om de totale eigendomskosten (TCO) van een auto met verbrandingsmotor te vergelijken met die van een hybride of elektrische auto.
Met meer dan 16 jaar ervaring in het ontwikkelen van software voor wagenparkbeheer is GAC Technology een betrouwbare partner voor wagenparkbeheerders in hun dagelijkse werkzaamheden. Onze complete oplossing is beschikbaar als SaaS-oplossing (100% webgebaseerd) en wordt gebruikt door meer dan 500 bedrijven, of hun wagenpark nu uit 30 of 35.000 voertuigen bestaat, en of het nu gaat om personenauto’s, bedrijfswagens of vrachtwagens!