En el marco del desarrollo de su flota de vehículos nacional e internacional, Caudalie, empresa francesa de cosméticos especializada en vinoterapia, necesitaba dotarse de un software de gestión de flotas de vehículos sencillo y adaptado a sus necesidades. Véronique Huber, gestora de la flota francesa y europea, recurrió entonces a GAC Car Fleet para que la apoyase en esta misión. Ahora, Véronique comparte con nosotros su experiencia en el despliegue del proyecto y las ventajas observadas desde la introducción del software.
¿Podría contarnos algo más sobre Caudalie y su flota de vehículos?
Caudalie es una empresa francesa de cosméticos fundada en 1995 por Mathilde y Bertrand Thomas en Burdeos. Todos nuestros productos se elaboran con ingredientes naturales procedentes de la vid y la uva. ¿Su misión? Convertirnos en la marca «limpia» y natural más eficaz, así como en la marca de belleza más ecorresponsable.
Actualmente, gestionamos más de 350 vehículos, de los que el 90 % son turismos, principalmente para nuestro personal de ventas y directivo, en más de nueve países. Casi el 30 % de nuestros vehículos actuales están electrificados, frente al 24 % de hace dos años.
¿Cómo gestionaba su flota antes de instalar un software de gestión de flotas?
Al principio, nuestro Departamento Informático desarrolló un paquete de software de gestión de flotas para nuestros equipos internos, que era una versión más avanzada de Excel. Sin embargo, esta herramienta tenía poca flexibilidad y, en concreto, me obligaba a introducir todos los datos (kilómetros, cambios de neumáticos, tarifas de alquileres, etc.) manualmente. Estas tareas exigían muchísimo tiempo. Cuando superamos el hito de los ochenta vehículos para gestionar y empezamos a implantarnos en otros países, comenzamos a estudiar la idea de equiparnos con un software externo específico y adaptado a nuestras necesidades.
¿Por qué han decidido incorporar un software de gestión de flotas?
Las principales razones que nos llevaron a tomar esta decisión fueron el creciente aumento de nuestra flota de vehículos, así como su internacionalización. De hecho, al principio, Caudalie solo contaba con una decena de vehículos en Francia. Con el tiempo, esta cifra ha ido aumentando de forma constante y, en la actualidad, se sitúa en casi 115 vehículos en todo el país.
Nuestra flota también presenta una dimensión internacional, sobre todo en Europa. En la actualidad, contamos con más de 350 vehículos para gestionar en más de nueve países diferentes.
La idea era poder centralizar todos nuestros datos en una única herramienta y permitir delegar la gestión de la flota de la empresa en los gestores de cada país. Nuestro objetivo era doble: aumentar la autonomía de los gestores en el día a día y, al mismo tiempo, permitirme a mí supervisar la flota y obtener una visión global.
Elegimos el software de gestión de flotas GAC Car Fleet porque cumplía una serie de criterios y, entre ellos, el más importante era que nos permitía gestionar nuestra flota europea de la forma más sencilla posible.
¿Cómo fue el despliegue del programa en su empresa?
Empezamos por integrar nuestros datos en la herramienta. En concreto, se trataba de facilitar el mayor número posible de archivos con información sobre nuestros vehículos. Nuestro Departamento Informático fue un apoyo clave en esta primera etapa.
La segunda fase fue la formación en el uso del software en su conjunto. Para ello, se organizó una sesión inicial de tres días en nuestras instalaciones con Vincent, nuestro gestor de proyectos específico de GAC Technology. Después, programamos sesiones por videoconferencia entre nosotros cada tres semanas aproximadamente para profundizar en los módulos.
También se impartió formación a otras partes interesadas del proyecto, como los departamentos de Recursos Humanos y Contabilidad. Por último, también formamos a los gestores de flotas de nuestras filiales europeas.
¿Qué le ha parecido el proceso de asistencia y formación de GAC?
Me gustó mucho el ritmo de la formación. No perdí el hilo en ningún momento, sobre todo gracias al gestor de proyectos que me asignaron, quien me permitió aprender poco a poco. De hecho, durante el tiempo que transcurrió entre las distintas sesiones, pude practicar con la herramienta tanto cuanto quise. De esta forma, en cuanto tenía una nueva sesión de formación, podía contarle mis dificultades y podíamos seguir trabajando en nuevas funciones.
Por último, GAC Car Fleet se implantó muy rápido en nuestra empresa, en menos de 6 meses, ¡algo muy de agradecer!
¿Está satisfecha con nuestra colaboración en su conjunto?
Sí, estoy muy satisfecha, tanto que ya he recomendado GAC Car Fleet a otras personas. GAC Car Fleet es el primer software que abro por la mañana y el último que cierro por la tarde.
Puedo ver fácilmente mis datos y aquello que busco en cualquier momento. Realmente supone un auténtico ahorro de tiempo en mi trabajo, tanto en términos de recursos humanos como de gestión en general.
¿Cuáles son las ventajas del despliegue de este software en su empresa?
Lo mejor de GAC Car Fleet es que, una vez adquiridos los conceptos básicos, el software es fácil de usar, intuitivo y divertido.
La centralización de los datos de mi flota francesa y europea también es una ventaja clave. Por ejemplo, puedo acceder a todos los documentos relativos a nuestros vehículos (hojas de pedido, permisos de circulación, seguros, etc.) en todos los países. Además, dispongo del historial de todas las asignaciones de vehículos a empleados, algo que resulta muy práctico en caso de que recibamos multas, porque puedo identificar a la persona infractora sin que haya lugar a discusión.
¿Han tenido dificultades para instalar el programa?
No, nada en particular. Sin embargo, todavía hay algunas áreas en las que necesito mejorar mi conocimiento del software y que me resultan más complejas de gestionar. Por ejemplo, la parte de fiscalidad.
¿Qué consejos le daría a una empresa que esté pensando en adquirir algún software de gestión de flotas?
Mi primer consejo sería que se asegurase de designar a varias personas para gestionar el software. De hecho, creo que es importante que esta gestión no dependa únicamente de una persona, sobre todo cuando se trata de conocer a fondo el software.
También le diría que proporcionase archivos de datos cualificados para facilitar la configuración del software. Esta etapa es crucial para el éxito del proyecto.
Por último, la formación en el uso de la herramienta debe ser rigurosa. En mi opinión, este es un paso que no debe omitirse para saber gestionar después la flota de forma óptima.
¿Cuáles diría que son las tres funciones esenciales de GAC Car Fleet para un gestor de flotas?
- La gestión de siniestros y la elaboración de informes específicos. De hecho, estos módulos son muy útiles para analizar los numerosos indicadores relativos a los siniestros y, en particular, la tasa de siniestralidad. Esto me permite enviar diferentes informes a los conductores. Es una buena manera de promover la prevención por regiones.
- Las campañas de comunicación también me permiten ahorrar mucho tiempo, sobre todo con los correos electrónicos predeterminados. Los he configurado en la herramienta para diversas acciones: entrega de vehículos, devoluciones, siniestros, inspección técnica, etc. También puedo crear campañas según mis necesidades y enviarlas directamente a los empleados (campañas de lecturas de kilometraje, certificados de permisos de conducir, etc.).
- La gestión de infracciones en su conjunto con la conexión directa con ANTAI. Esto nos permite perder menos tiempo y menos documentos. La mayor ventaja es que los conductores reciben información en tiempo real, lo que ha reducido considerablemente el número de multas.
Al mismo tiempo, la aplicación móvil MyCarFleet también es una herramienta indispensable. Antes, los conductores acudían regularmente a mí con preguntas muy diversas: cómo comunicar un siniestro, cuándo vence el contrato de su vehículo, etc. Ahora, ya no necesitan hacerlo, puesto que pueden encontrar todos los procedimientos directamente en la aplicación. Por mi parte, como gestora, la aplicación móvil me permite escanear las sanciones de aparcamiento, que se integran directamente en la ficha del vehículo en cuestión. En ese momento, solo queda generar automáticamente un correo electrónico para avisar al conductor.
¿Qué planes y perspectivas tienen para su flota de vehículos?
Nuestro objetivo es seguir desarrollando el uso del software para flotas entre los gestores de los países europeos. Estos están muy interesados en disfrutar de más autonomía y derechos de gestión sobre la herramienta.
También desplegaremos conectores con los distintos proveedores de GAC Technology (aseguradoras, operadores de autopistas, etc.) en los países en los que operamos.
¿Podría hacer un breve resumen de nuestra colaboración?
Me parece que GAC Technology es un equipo joven en el que los proyectos avanzan con buena actitud y buenas dinámicas, y eso se nota. También valoro muy positivamente la atención del equipo de asistencia y su reactividad en el día a día.
Créditos: fotografía de Ernest Ojeh en Unsplash