Che cos’è la gestione del parco veicoli?
Il parco veicoli comprende l’insieme dei veicoli di proprietà o noleggiati da un’azienda per le proprie attività. Questa flotta può essere destinata al trasporto di merci o di persone, a seconda delle esigenze specifiche dell’organizzazione. La gestione del parco veicoli, nota anche come fleet management, comporta la supervisione completa dei veicoli durante tutto il loro ciclo di vita all’interno della flotta.
La gestione del parco veicoli consente a un dirigente o a un responsabile designato di avere una visione d’insieme di tutti i mezzi di trasporto di cui dispone la propria azienda. Qual è il vantaggio? Essere in grado di monitorare quotidianamente la flotta.
Quali sono le sfide legate alla gestione del parco veicoli?
La gestione del parco auto presenta sfide importanti per i gestori di flotte. Elettrificazione, ottimizzazione dei costi, sicurezza, tassazione, considerazioni economiche, ecologiche e normative… Ti spieghiamo tutto.
1. Ottenere risparmi a breve, medio e lungo termine
– Per ridurre le spese relative al parco veicoli è necessario, in particolare, ottimizzare i costi logistici, che comprendono il carburante, la manutenzione e le assicurazioni dei veicoli.
– Calcolare e comprendere il proprio TCO (Total Cost of Ownership) è fondamentale per valutare e gestire in modo efficace le spese relative a ciascun veicolo della flotta.
Che cos’è il TCO?
Il Total Cost of Ownership, ovvero il costo totale di possesso, indica l’importo complessivo che l’utente di un bene ha dovuto sostenere nel corso del suo ciclo di vita all’interno dell’azienda. Nel caso della gestione di un parco veicoli, il TCO comprende tutti i costi relativi ai veicoli, inclusi in particolare l’acquisto o il noleggio, la manutenzione, il rimessaggio, ecc. Il calcolo del TCO tiene conto sia dei costi diretti che di quelli indiretti. È utile calcolare questo indicatore per tenere sotto controllo i costi del parco auto. Si noti che può variare a seconda delle aziende
2. Garantire la sicurezza dei conducenti
La gestione del parco veicoli comporta anche la garanzia della sicurezza dei conducenti, il che significa:
– Prevenire i rischi di incidenti garantendo un rigoroso controllo dei veicoli;
– pianificare gli interventi di manutenzione;
– istruire i conducenti sulla corretta manutenzione del proprio veicolo.
3. Rispettare le sfide ambientali
Le normative entrate in vigore in Europa in materia di emissioni di gas inquinanti impongono alle aziende di gestire il proprio parco veicoli. In Francia, la Legge quadro sulla mobilità impone alle imprese private con una flotta di oltre 100 veicoli di raggiungere determinate quote di veicoli a basse emissioni in occasione del rinnovo del proprio parco veicoli. Per conformarsi a tali normative, è possibile prendere in considerazione diverse soluzioni. Ad esempio, l’acquisto di veicoli a basse emissioni di CO₂ o la sensibilizzazione dei conducenti alla guida ecologica.
Gestione ottimizzata delle flotte veicoli
per aiutarvi nella vita di tutti i giorni?
La gestione di una flotta di veicoli è una funzione fondamentale, poiché incide sui profitti e sul funzionamento generale dell’azienda. Conosciuta anche come Car Fleet Management, questa gestione del parco auto comporta quindi l’occuparsi dei veicoli, della manutenzione, dei noleggi, degli aspetti fiscali, della scelta delle auto e così via. La gestione della flotta può avvenire in modi diversi a seconda delle dimensioni dell’azienda, del numero di veicoli che compongono la flotta e delle sue esigenze. Per garantire una corretta gestione del parco veicoli, si raccomanda vivamente di avvalersi di un regolamento aziendale in materia di veicoli (Car Policy) e di strumenti di supporto al processo decisionale…
Gestione ottimizzata del parco veicoli: 3 strumenti indispensabili
1. Il regolamento automobilistico (Car Policy)
Il regolamento aziendale sui veicoli, noto anche come Car Policy, svolge un ruolo fondamentale nella definizione delle regole di utilizzo e di assegnazione dei veicoli all’interno di un’azienda. Consente di proporre ai collaboratori un catalogo di veicoli preselezionati in base alle loro esigenze specifiche. Redatta in collaborazione tra la direzione generale, il responsabile del parco veicoli, gli autisti e l’ufficio finanziario dell’azienda, essa disciplina l’utilizzo dei veicoli nell’ambito delle attività professionali. Sebbene l’adozione di un regolamento aziendale relativo ai veicoli non sia obbligatoria, se ne raccomanda vivamente la redazione per coinvolgere tutte le parti interessate e rendere la gestione quotidiana della flotta più sicura e più semplice.
2 + Canone centralina telematica
Questi dispositivi consentono di raccogliere numerose informazioni utili per la gestione di un parco veicoli. E a ragione: registrano non solo i percorsi, ma anche il comportamento dei conducenti (rispetto dei limiti di velocità, delle rotte stabilite dal gestore del parco veicoli, ecc.). In questo modo, il gestore può ricavare informazioni, ad esempio, sul consumo di carburante o sulla durata dei componenti. Secondo i fornitori, i dispositivi telematici consentono di analizzare diversi fattori, come il chilometraggio percorso.
Lo sapevate? È possibile installare dispositivi telematici sui vostri veicoli commerciali o di altro tipo! Tuttavia, la maggior parte dei veicoli nuovi è dotata di centraline di primo equipaggiamento che trasmettono le stesse informazioni della versione telematica.
3. Il software di gestione per flotta veicoli tutto in uno
I software di gestione delle flotte automobilistiche offrono una soluzione completa per ottimizzare in modo efficiente la gestione di un parco veicoli, raccogliendo e centralizzando informazioni precise. Questi strumenti consentono di raccogliere diversi dati, quali:
- l’inventario dei vostri veicoli;
- la loro manutenzione e altri costi correlati;
- l’integrazione dei dati dei vostri fornitori (società di noleggio, compagnie petrolifere, stazioni di ricarica elettrica);
I software di gestione della flotta integrano automaticamente questi dati, evitando così il laborioso inserimento manuale e offrendo funzioni di calcolo automatico per le imposte, gli ammortamenti non deducibili (AEN) e così via. Risultato: questa automazione consente al responsabile della flotta di dedicarsi ad attività a più alto valore aggiunto.
Gestione della flotta aziendale:
Quali sono i suoi compiti?
È meglio esternalizzare o internalizzare la gestione del proprio flusso di veicoli?
Esternalizzare:
Da un lato, un’azienda ha la possibilità di rivolgersi a un fornitore esterno, denominato «fleeter». Quest’ultimo ha il compito di occuparsi di tutti gli aspetti relativi alla gestione del parco veicoli, siano essi amministrativi, tecnici, logistici o relativi al personale, grazie al suo team di esperti. Questa opzione offre un vantaggio fondamentale quando l’azienda desidera che i propri dipendenti si concentrino sulle loro attività principali o quando non dispone al proprio interno di una persona in possesso di tutte le competenze richieste per tale ruolo.
Internalizzare:
D’altra parte, l’internalizzazione comporta la nomina di una persona all’interno dell’azienda come responsabile della flotta aziendale. Si dedicherà completamente ai suoi compiti, poiché questi richiedono versatilità e un’attenzione costante. L’obiettivo principale, in entrambi i casi, è quello di mantenere il TCO (Total Cost of Ownership) al livello più basso possibile. Il gestore, o il responsabile della flotta, si avvale dei KPI (indicatori chiave di prestazione) per prendere decisioni strategiche adeguate alle esigenze dell’azienda.
Scopri che cosa pensano di noi i gestori di flotte
Il responsabile della flotta aziendale ha il compito di garantire il rispetto delle norme di circolazione per ciascun veicolo che fa parte della flotta aziendale, in particolare nell’ambito dei contratti di noleggio a lungo termine (LLD) .
E a ragione: gli importi degli affitti si basano sul chilometraggio previsto, ma quest’ultimo può variare, falsando così il calcolo delle spese di percorrenza. Il gestore deve quindi adeguare gli importi tramite clausole aggiuntive, richieste ai locatori dopo un attento monitoraggio delle norme di circolazione.
Per facilitare questo processo, è possibile richiedere ai locatori tabelle di fluidità (matrice tariffaria), che garantiscono una gestione ottimale dei costi di locazione.
La gestione della manutenzione dei veicoli è uno dei compiti principali del responsabile della flotta. Ciò consente di evitare costi aggiuntivi e di garantire una durata ottimale dei veicoli. La missione comprende compiti quali:
- controlli tecnici (la mancata esecuzione di tali controlli è considerata un reato!) ;
- Cambio dell’olio
- revisioni, ecc.
Sebbene le manutenzioni previste dal costruttore non siano obbligatorie, sono vivamente consigliate per garantire il corretto funzionamento dei motori, prolungare la durata dei veicoli ed evitare la perdita della garanzia del costruttore.
Oltre a monitorare lo stato dei motori e dei freni, il responsabile della flotta deve prestare particolare attenzione agli pneumatici. È fondamentale controllarne regolarmente lo stato e mantenere una pressione ottimale. Senza dimenticare il cambio degli pneumatici estivi e invernali, pratica obbligatoria dall’introduzione della Legge Montagna II nel 2021.
Il responsabile del parco veicoli ha il compito di gestire i sinistri. Ciò comporta contattare l’assicuratore per denunciare il sinistro e avviare la procedura di risarcimento, oltre a provvedere al noleggio di un nuovo veicolo, se necessario.
Dal 2017, le aziende devono designare i conducenti dei veicoli, un’operazione che può essere automatizzata per risparmiare tempo. Inoltre, si raccomanda di automatizzare o centralizzare la gestione delle multe relative al parco veicoli, al fine di garantire una gestione amministrativa più efficiente.
Il responsabile della flotta non conosce né le condizioni esterne né il chilometraggio del veicolo in un determinato momento. Solo un registro chilometrico aggiornato regolarmente gli consente di verificare il rispetto delle condizioni di percorrenza previste dal contratto e di pianificare gli interventi di manutenzione necessari, monitorando al contempo il consumo medio del veicolo.
Un controllo regolare della carrozzeria aiuta a evitare costi elevati di riparazione al momento della riconsegna del veicolo o una riduzione del prezzo in caso di rivendita.
Si noti che l’ottimizzazione delle fasi di consegna, acquisizione, restituzione e rinnovo dei veicoli può rappresentare un ulteriore strumento di ottimizzazione per la gestione della flotta.
Il conducente è l’unica persona che vede regolarmente il veicolo, pertanto è fondamentale responsabilizzarlo, in particolare attraverso:
- corsi di guida ecologica,
- i bonus per la buona condotta al momento della riconsegna del veicolo oppure
- le sfide del miglior pilota,
- una sensibilizzazione alla sicurezza stradale – che consente anche di evitare danni ai veicoli
Allo stesso tempo, il responsabile della flotta deve tenersi aggiornato sulla normativa fiscale e sulle norme ambientali , che sono in continua evoluzione, quali:
- lo standard WLTP;
- il sistema bonus-malus;
- Numero bollino Crit’Air
- Norma sulle emissioni di CO2
- la quota sempre più elevata di veicoli elettrici, ecc.
Questo monitoraggio gli consente di comunicare eventuali modifiche ai collaboratori ed evitare qualsiasi impatto sul costo totale di proprietà (TCO). Inoltre, inadempienze quali la mancata denuncia di reati o errori nel calcolo delle imposte possono comportare sanzioni pecuniarie anche di notevole entità o addirittura sanzioni penali. È inoltre necessario garantire un trattamento corretto dei dati personali dei conducenti, al fine di rispettare il GDPR entrato in vigore nel 2018.
Parco veicoli: come migliorarlo
migliorare le prestazioni e ridurre i costi?
SOFTWARE DI GESTIONE PER FLOTTA VEICOLI
L’utilizzo di un software di gestione della flotta consente di centralizzare tutti i dati e le informazioni relativi alla flotta, compresi i dati finanziari dei fornitori, in modo da renderli accessibili con un semplice clic. Questa centralizzazione non solo semplifica la gestione quotidiana del parco veicoli, ma garantisce anche la disponibilità delle informazioni per gli altri collaboratori grazie a dashboard intuitive.
GAC Car Fleet – software di gestione per flotta veicoli
GAC Car Fleet è un esempio di questo tipo di software che supporta i gestori di flotte nelle loro attività quotidiane. Il software copre l’intero processo, dalla ricezione del veicolo alla sua restituzione o vendita. Il nostro software vi permette di:
- gestire in modo efficiente il vostro parco veicoli;
- tenere sotto controllo i costi della vostra flotta;
- centralizzare tutti i dati relativi ai vostri veicoli;
- Rispetto delle normative
Ottimizzare il TCO con un software di gestione del parco auto
Alcuni programmi offrono la possibilità di calcolare e monitorare il TCO, consentendovi di comprendere meglio le vostre spese. Con GAC Car Fleet, questa visione è quotidiana, mensile e globale. Il TCO viene calcolato sia per ogni singolo veicolo che per l’intera flotta. Le funzionalità di calcolo, monitoraggio e analisi dei costi consentono di ottimizzare il TCO, con conseguenti risparmi significativi. Esistono inoltre alcune buone pratiche da adottare per ottimizzare il TCO.
Scegliere una soluzione centralizzata
Tutti gli indicatori relativi alla gestione della flotta sono fondamentali, ma a volte difficili da raccogliere… L’ideale? Centralizzare le diverse informazioni e renderle accessibili a tutti gli stakeholder interni tramite un software dedicato! Naturalmente, avete la possibilità di gestire gli accessi creando profili specifici per i diversi collaboratori: amministratore, solo lettura o anche limitando l’accesso solo ad alcuni moduli. Considerato l’impatto che la gestione della flotta ha su numerosi reparti, quali la contabilità, gli acquisti, le risorse umane e la direzione finanziaria, diventa difficile tenere tutto aggiornato e analizzare i dati in modo efficiente, soprattutto nel caso di parchi veicoli di grandi dimensioni. Esistono tuttavia diverse soluzioni tecnologiche volte a semplificare la vita quotidiana del responsabile della flotta. I vantaggi di una buona soluzione centralizzata sono numerosi:
- un risparmio di tempo quotidiano grazie all’integrazione automatica dei dati dei fornitori, delle amministrazioni pubbliche e interni (SIV);
- un supporto per l’ottimizzazione dei costi del vostro parco veicoli (TCO, tassa sulle emissioni di CO2 e tassa sugli inquinanti atmosferici, tassa di circolazione, ecc.);
- la garanzia di essere sempre aggiornati e conformi alla normativa vigente (legge LOM, norma WLTP, legge sul clima e la resilienza, ecc.).
GAC Car Fleet – software di gestione per flotta veicoli
Dall’inserimento di un veicolo nella vostra flotta, passando per la sua vendita o la sua restituzione al termine di un contratto di noleggio, fino alla gestione finanziaria, GAC Car Fleet copre l’intero processo di gestione del parco auto.
Scopri le principali funzionalità del software!
GESTISCI – Una panoramica per un controllo ottimale della tua flotta
- Monitoraggio completo dei veicoli: inventario, scheda dettagliata, cronologia, contratti, equipaggiamenti, prenotazioni
- Organizzazione dei veicoli di pool: gestione richieste, pianificazione integrata, disponibilità in tempo reale
- Gestione di ordini, carte carburante, macchinari, biciclette o mezzi pesanti
COMANDA – Dalla gestione della manutenzione alle infrazioni
- Monitoraggio dei costi (carburante, manutenzione, multe, ecc.).
- Analisi dei comportamenti stradali, consumi, guida ecologica
- Monitoraggio di sinistri, multe e manutenzione
- Misurazione dell’impatto ambientale e integrazione dei dati LOM
CONTROLLA – Dall’analisi dei costi al monitoraggio dei chilometri
- Rilevamento e correzione intelligente delle discrepanze di fatturazione e chilometraggio
- Monitoraggio dei dati importati dai fornitori: assicurazione, noleggio, carburante, manutenzione, ecc.
PREVENTIVA – Dal controllo dei costi alla gestione fiscale della flotta
- Monitoraggio e ottimizzazione di TCO, CPK, ammortamento, costi effettivi
- Gestione automatizzata delle tasse (tassazione sui veicoli aziendali TVS, CO2, inquinanti, assali…), benefit, verifica contabile, ecc.
- Analisi delle discrepanze per veicolo, centro di costo o periodo
COMUNICA – Campagne mirate e raccolta dati semplificata
- Raccolta letture contachilometri, licenze, questionari via e-mail o tramite app MyCarFleet e qualsiasi altra informazione o documento essenziale per la gestionedella flotta
- Report personalizzabili e esportabili in Excel o PDF
CONFIGURA – Dalla configurazione personalizzata alla gestione degli accessi
- Gestione diritti utenti, ditte, organigrammi, modelli di e-mail e tanto altro ancora
- Creazione di Car Policy e catalogo veicoli (basato su JATO)
Le 3 esclusive di GAC Car Fleet:
- Il modulo di calcolo del TCO predittivo: consente di stimare il costo di un veicolo prima ancora di ordinarlo.
- La funzione che consente di selezionare i veicoli che soddisfano i criteri da voi stabiliti, in linea con la vostra politica aziendale.
- Lo strumento per confrontare il costo totale di proprietà (TCO) tra un veicolo a combustione interna e un veicolo ibrido o elettrico.
Con oltre 16 anni di esperienza nello sviluppo di software per la gestione delle flotte automobilistiche, GAC Technology è un partner affidabile per i gestori di flotte nella loro attività quotidiana. Il nostro strumento completo è disponibile in modalità SaaS (100% web) ed è utilizzato da oltre 500 aziende, indipendentemente dal fatto che dispongano di flotte composte da 30 o da 35.000 veicoli, che si tratti di autovetture, veicoli commerciali o autocarri!