Nell’ambito dello sviluppo del suo parco auto a livello nazionale e internazionale, Caudalie, azienda cosmetica francese specializzata in vinoterapia, aveva bisogno di dotarsi di un software di gestione della flotta di veicoli semplice e adatto alle sue esigenze. Véronique Huber, Gestore del parco auto francese ed europeo, si è quindi rivolta a GAC Car Fleet per essere supportata in questa missione. Oggi condivide con noi la sua esperienza di implementazione del progetto e i benefici osservati dall’introduzione del software.
Può dirci qualcosa di più su Caudalie e sulla sua flotta di veicoli?
Caudalie è un’azienda cosmetica francese fondata da Mathilde e Bertrand Thomas nel 1995 a Bordeaux. Tutti i nostri prodotti sono realizzati con ingredienti naturali derivati dalla vite e dall’uva. La sua missione? Diventare il marchio “pulito” e naturale più efficace e il marchio di bellezza più sostenibile.
Attualmente gestiamo oltre 350 veicoli, il 90% dei quali è costituito da autovetture, principalmente per il nostro personale di vendita e i nostri manager, in più di 9 paesi. Oggi quasi il 30% dei nostri veicoli è elettrico, contro il 24% di appena due anni fa.
Come gestivate la flotta prima di implementare un software di gestione del parco auto?
Inizialmente il nostro reparto IT aveva sviluppato un pacchetto software di gestione della flotta di veicoli per i nostri team interni, che era una versione più avanzata di Excel. Tuttavia questo strumento aveva poca flessibilità, in particolare ero costretta a incrementare io manualmente tutti i dati (chilometri percorsi, cambio gomme, noleggi, ecc.). Questi compiti erano molto dispendiosi in termini di tempo. Quando abbiamo superato la soglia degli 80 veicoli da gestire e abbiamo iniziato a diffonderci in altri paesi, abbiamo iniziato a valutare l’idea di dotarci di un software esterno dedicato, fatto su misura per le nostre esigenze.
Perché avete scelto di dotarvi di un software di gestione della flotta?
Le ragioni principali che ci hanno spinto a fare questa scelta sono state il crescente aumento del nostro parco auto e la sua internazionalizzazione. Infatti all’inizio il parco auto di Caudalie comprendeva solo una decina di veicoli in Francia. Nel corso del tempo, tuttavia, questo numero è aumentato costantemente e ora è pari a quasi 115 veicoli a livello nazionale.
Inoltre la nostra flotta ha ormai una dimensione internazionale, essendo presente soprattutto in Europa. Ora comprende un totale di oltre 350 veicoli da gestire, in più di 9 paesi diversi.
L’idea era di poter centralizzare tutti i nostri dati in un unico strumento e di poter delegare la gestione della flotta aziendale ai manager di ogni paese. Il nostro obiettivo era di consentire loro di essere autonomi nella quotidianità, permettendomi al contempo di supervisionare la flotta e di avere una visione globale.
Abbiamo scelto il software di gestione del parco auto GAC Car Fleet perché rispondeva a una serie di criteri, il più importante dei quali era quello di consentirci di gestire la nostra flotta europea nel modo più semplice possibile.
Come si è svolta l’implementazione del software nella vostra azienda?
Abbiamo iniziato integrando i nostri dati nella soluzione. In particolare abbiamo dovuto fornire il maggior numero di file possibili contenenti le informazioni sui nostri veicoli. In questa prima fase sono stata supportata dal mio reparto IT.
La seconda fase prevedeva invece la formazione del personale all’uso del software nel suo insieme. A tal fine è stata organizzata una sessione iniziale di 3 giorni presso la nostra sede con il Project manager dedicato di GAC Technology, Vincent. Successivamente, ogni 3 settimane circa, abbiamo organizzato delle sessioni di videoconferenza per approfondire la conoscenza dei moduli.
Così sono stati formati anche altre figure coinvolte nel progetto, tra cui i reparti delle risorse umane e della contabilità. E poi formiamo anche i dirigenti delle nostre filiali europee.
Che cosa ne pensa del processo di assistenza e formazione di GAC?
Ho apprezzato molto il ritmo della formazione, non sono stata lasciata indietro soprattutto grazie al project manager che mi è stato assegnato e che mi ha permesso di imparare man mano. Nell’intervallo di tempo tra una sessione e l’altra, ho infatti potuto sfruttare al massimo la soluzione per conto mio. Poi, non appena avevo una nuova sessione di formazione, potevo parlargli delle mie difficoltà e, successivamente, riprendere il lavoro per imparare nuove funzionalità.
Alla fine GAC Car Fleet è stato implementato molto rapidamente nella nostra azienda, in meno di 6 mesi, e questo aspetto è stato molto apprezzato!
Complessivamente si ritiene soddisfatta della nostra collaborazione?
Sì, sono molto soddisfatta e ho già consigliato GAC Car Fleet ad altri! GAC Car Fleet è il primo software che apro al mattino e l’ultimo che chiudo alla sera!
Posso visualizzare facilmente i miei dati e ciò che sto cercando in qualsiasi momento. Mi fa risparmiare tempo nel mio lavoro, nelle attività delle risorse umane e nella gestione generale.
Quali sono i vantaggi dell’implementazione del software nella vostra azienda?
Il bello di GAC Car Fleet è che una volta apprese le basi, il software è facile da usare, intuitivo e anche divertente!
Anche la centralizzazione dei dati della mia flotta francese ed europea è una risorsa fondamentale. Ad esempio, ho accesso a tutti i documenti relativi ai nostri veicoli (moduli d’ordine, libretti di circolazione, assicurazioni, ecc.) per tutti i paesi. E poi, soprattutto, ho anche la cronologia di tutte le assegnazioni di veicoli ai dipendenti, il che è molto pratico in caso di multe perché posso identificare la persona che ha commesso l’infrazione e non ho più contestazioni.
Avete incontrato difficoltà nell’implementazione del software?
Non particolarmente. Ci sono però ancora alcune aree in cui devo migliorare la mia conoscenza del software e che sono più complesse da gestire per me. Ad esempio, la sezione “tassazione”.
Quali consigli si sentirebbe di dare a un’azienda che stesse valutando la possibilità di dotarsi di un software per la gestione della flotta veicoli?
Il mio primo consiglio è di assicurarsi di incaricare più persone della gestione del software. Ritengo infatti importante che questa gestione non venga affidata esclusivamente a una sola persona, soprattutto per quanto riguarda la conoscenza approfondita del software.
Poi direi di fornire file di dati qualificati, in modo da facilitare la configurazione del software. Questa fase è fondamentale per il buon esito del progetto.
Infine la formazione sull’uso della soluzione deve essere rigorosa. A mio avviso, si tratta di una fase da non trascurare, se poi si vuole essere in grado di gestire la propria flotta in modo davvero ottimale.
Quali sono, secondo lei, le 3 principali funzionalità essenziali di GAC Car Fleet per un gestore di flotte?
- La gestione della sinistrosità e la realizzazione di report dedicati. Questi moduli sono molto utili per analizzare i numerosi indicatori relativi ai sinistri, in particolare il tasso di sinistrosità. Questo mi permette in particolare di inviare vari report ai conducenti. Secondo me è un buon modo per fare prevenzione, regione per regione.
- Anche le campagne di comunicazione mi fanno risparmiare molto tempo, soprattutto con i modelli di e-mail tipo. Ne ho impostate su vari argomenti: consegna veicolo, restituzione, sinistri, revisioni, ecc. Poi posso anche creare campagne in base alle mie esigenze e inviarle direttamente ai dipendenti (campagne lettura contachilometri, attestato validità patente, ecc.)
- La gestione globale delle infrazioni con il collegamento diretto all’ANTAI. Questo permette di perdere meno tempo e meno documenti. Il vantaggio principale è che i conducenti sono informati in tempo reale, il che ha permesso di ridurre significativamente il numero di multe emesse.
Parallelamente c’è l’opportunità di utilizzare l’app mobile MyCarFleet, uno strumento altrettanto indispensabile. I conducenti si rivolgevano spesso a me per avere una risposta a numerose domande (come denunciare un sinistro, conoscere la scadenza del contratto del veicolo, ecc.). Adesso non devono più farlo, perché trovano tutte le procedure direttamente nell’app. Da parte mia, in qualità di gestore, l’app mi permette di scansionare le ricevute FPS, che vengono poi integrate direttamente nel file del veicolo in questione. A quel punto non mi resta che generare automaticamente un’e-mail per avvisare il conducente.
Quali sono i vostri piani e le prospettive per la vostra flotta di veicoli?
Il nostro obiettivo è sviluppare ulteriormente l’uso del software da parte dei gestori nei vari paesi europei. Hanno tutti voglia di avere maggiore autonomia e di acquisire i diritti di gestione.
Inoltre, nei paesi in cui operiamo, utilizzeremo i connettori disponibili con i vari fornitori di GAC Technology (assicuratori, concessionari autostradali, ecc.).
Come riassumerebbe in una frase la nostra collaborazione?
Trovo che GAC Technology sia un team giovane, in cui i progetti procedono in un’atmosfera positiva e una buona dinamica, e questo si sente. Apprezzo anche l’attenzione del team di supporto e la loro reattività quotidiana!
Credito fotografico: foto di Ernest Ojeh su Unsplash