Logiciel de gestion de flotte automobile : 10 raisons de s’équiper !

Vous travaillez sur Excel et une multitude d’autres fichiers pour gérer votre flotte automobile ? Vous perdez du temps à collecter les données de tous vos fournisseurs ? Vous avez du mal à contrôler les coûts, les dépenses et les optimiser ? Vous souhaitez maîtriser l’impact sur l’environnement pour chacun de vos véhicules ?

Nous avons recensé pour vous les 10 raisons pour lesquelles il est primordial d’équiper votre entreprise d’un logiciel de gestion de flotte automobile.

1. Un seul outil pour gérer facilement son parc

Le logiciel de gestion de parc automobile vous offre la possibilité de centraliser toutes les données liées à votre flotte dans un outil unique et de couvrir toutes les étapes, de la commande à la restitution du véhicule. Au quotidien, cela représente un réel gain de temps pour le gestionnaire.

De plus, grâce à ses nombreuses fonctionnalités, il vous permettra d’avoir une vision globale de votre parc afin de le piloter simplement et efficacement.

2. Intégration automatique des données fournisseurs

Afin d’éviter les saisies manuelles et donc les risques d’erreurs, le logiciel de gestion de flotte importe en masse et de façon automatique des milliers de données liées à vos véhicules.

En effet, le logiciel de gestion de parc automobile est connecté à tous types de fournisseurs intervenant dans la gestion quotidienne de vos véhicules afin d’intégrer leurs données à votre outil de travail : loueurs, assureurs, télématiciens, pétroliers, professionnels de la maintenance, autoroutiers et bien d’autres encore.

Et l’outil ne se limite pas aux données externes mais il vous permet également d’intégrer des informations issues des services internes à votre entreprise tels que la comptabilité ou les ressources humaines.

3. Suivi des indicateurs de votre flotte automobile

Afin de suivre finement vos véhicules, le logiciel de gestion de flotte automobile offre la possibilité de créer un tableau de bord personnalisé composé d’indicateurs clés et propres au parc : le TCO (Total Cost of Ownership ou Coût Total de Possession), le PRK (Prix de Revient Kilométrique) ou encore, le taux d’émission de CO2 de vos véhicules.

Pour ne rater aucune date importante et anticiper vos actions, vous aurez également la possibilité de paramétrer différentes alertes vous informant des maintenances à effectuer ou des véhicules en location arrivant à échéance par exemple.

4. Analyse et optimisation des coûts des véhicules du parc

Pour aller plus loin dans la gestion de votre flotte automobile, utiliser un logiciel dédié c’est vous permettre d’analyser et d’optimiser les montants de postes de dépenses qui occupent une place relativement importante dans les coûts totaux tels que la loi de roulage ou la TVS.

Aussi, grâce à la compilation de données (comparaison et mise en relation d’indicateurs), votre logiciel de gestion de parc automobile sera un réel atout pour vos prises de décisions importantes et un support pertinent lors des négociations de contrats avec vos fournisseurs (loueurs, assureurs, professionnels de maintenance, etc.).

5. Industrialisation des procédures

Grâce au logiciel de gestion de flotte automobile, les procédures et tâches administratives récurrentes telles que les commandes des véhicules en accord avec la Car Policy, la connexion directe au SIV (Système d’Immatriculation des Véhicules), la gestion des droits et profils utilisateurs ou la gestion du planning des véhicules partagés, deviennent plus simples.

Tout est conçu de manière à arriver au bout de la procédure en quelques clics, grâce aux paramétrages réalisés en amont.

6. Gestion de la désignation des infractions (ANTAI)

De par la connexion entre le module de gestion des infractions du logiciel de gestion de parc automobile avec celui de l’ANTAI, vous aurez désormais la possibilité de désigner le conducteur en quelques clics, et ce avant même l’édition et l’envoi de la contravention à  l’adresse de votre société (celle-ci sera envoyée directement au domicile de l’auteur).

Le temps de désignation traditionnel d’une infraction est estimé entre 10 et 15 minutes. Grâce au logiciel de gestion de parc automobile, ce temps est réduit à 10 secondes en moyenne.

Vous pouvez également, si vous le souhaitez, utiliser un logiciel dédié à la gestion des infractions et à la désignation des conducteurs suite à la réception d’un avis d’infraction de l’ANTAI.

7. Garantie d’être à jour sur la règlementation en vigueur

La réglementation liée au marché automobile change et évolue fréquemment que ce soit en lien avec le verdissement des flottes et la réduction de l’impact sur l’environnement (émission de CO2, loi LOM, loi WLTP, etc.), que de manière plus générale.

Afin de rester en phase avec toutes les évolutions réglementaires, l’éditeur du logiciel assure et garantit la mise à jour de son outil de gestion de flotte automobile et de ses fonctionnalités pour répondre aux nouvelles lois en vigueur.

8. Confidentialité et sécurisation des données collaborateurs (RGPD)

Gérer une flotte automobile implique un stockage de données importantes, variées et surtout, confidentielles. L’éditeur de logiciel, expert du milieu informatique et de l’hébergement de données, développe un outil en accord avec le Règlement Général de la Protection des Données (RGPD).

Ainsi, toutes vos informations sont stockées et utilisées dans la plus stricte sécurité et confidentialité. Vous n’aurez donc plus à vous préoccuper de cette lourde tâche.

9. Support dans le cadre de la politique RSE

Le logiciel de gestion de flotte automobile vous accompagne dans votre démarche RSE pour identifier certains phénomènes et tenter de les corriger.

En effet, il vous offre la possibilité, à travers les fiches collaborateurs et véhicules d’avoir accès à des statistiques sur les comportements des conducteurs. Il vous est donc possible de constater les écarts kilométriques en comparaison avec votre contrat ou les volumes de consommation de carburant par exemple. De plus, si vos véhicules sont équipés de boîtiers télématiques, il vous sera possible, grâce à la remontée des infos dans l’outil, d’analyser les comportements des conducteurs sur la route (freinage, accélérations, et virages brusques).

Aussi, grâce au module de gestion de campagne, il sera également possible pour le gestionnaire d’envoyer des campagnes de prévention ou d’informations aux conducteurs avec des éléments relatifs à la sécurité routière par exemple. D’un point de vue environnemental, un logiciel de gestion de parc automobile vous offrira la possibilité de suivre différents indicateurs mettant en avant l’impact de vos véhicules sur l’environnement. Ainsi vous pourrez contrôler le taux d’émission de CO2 de votre parc, bloquer la commande de véhicules avec une émission au-dessus de x% de C02 ou même analyser votre empreinte carbone.

10. Optimisation du lien avec les utilisateurs/les conducteurs

Vos collaborateurs étant les utilisateurs directs des véhicules de votre parc, il est important de maintenir un lien avec eux. Le logiciel de gestion de flotte automobile est donc un outil facilitant la communication entre le gestionnaire et le conducteur, notamment pour la remontée d’informations liées au véhicule qui lui est attribué (lancement de campagnes de demandes d’attestations de permis, de relevés kilométriques, etc.).

Petit plus : l’application mobile ! Elle renforce la mobilité et le lien de communication entre les différents acteurs intervenant sur la flotte automobile.

La gestion optimale d’un parc automobile est donc un enjeu capital pour une entreprise. Pour accompagner et aider les gestionnaires dans leur quotidien, GAC Technology a développé la solution GAC Car Fleet, logiciel de gestion de flotte automobile en mode SaaS. Il s’agit d’un outil de gestion complet dont les fonctionnalités vous permettront de bénéficier de tous les points évoqués précédemment et bien plus encore ! Pour en savoir davantage, n’hésitez pas à télécharger la fiche produit de GAC Car Fleet ou à participer à une démo gratuite et sans engagement.