¿Qué es el software de gestión de flotas?

El trabajo del gestor de flotas está cambiando rápidamente, ya que se está convirtiendo en un “gestor de movilidad” con nuevas responsabilidades. Para apoyarles en su trabajo diario y permitirles concentrarse en tareas de valor añadido, pueden equiparse con un software de gestión de flotas de vehículos.

El concepto de gestión de flotas de vehículos existe desde hace muchos, muchos años y comenzó, en particular, con las empresas de transporte. Un trabajo por derecho propio o integrado en otras funciones, es esencial siempre que una empresa posea vehículos de empresa y/o de empresa, maquinaria, vehículos pesados o incluso, ¡bicicletas! Es lo que se conoce como “gestor de flota de vehículos”, la persona encargada de gestionar los vehículos a lo largo de su ciclo de vida en la flota de la empresa.

En términos prácticos, ¿qué implica la gestión de flotas y qué es el software de gestión de flotas ? Eso es lo que queremos que averigüe en este artículo.

Qué es la gestión de flotas de vehículos ?

Se habla de flota de vehículos cuando una empresa, privada o pública, pone vehículos a disposición de sus empleados para que puedan desarrollar su actividad profesional. Puede tratarse de coches de empresa o de servicio, vehículos comerciales, vehículos pesados, vehículos de dos ruedas (motos, scooters, bicicletas, etc.), etc.

El concepto de gestión de flotas de vehículos abarca una multitud de tareas diferentes y concierne tanto a las empresas privadas como a las públicas. Más concretamente, abarca todas las tareas relacionadas con el uso, el control y el mantenimiento de los vehículos utilizados por los empleados de una empresa.

La misión del responsable de la flota de la empresa es garantizar un uso eficiente de los vehículos, reducir los costes de explotación, mejorar la seguridad del conductor y de los pasajeros y minimizar el impacto medioambiental. Por lo general, implica establecer políticas, procedimientos y sistemas para supervisar y controlar las actividades de la flota. En este caso, equipar al responsable de la flota con un software de gestión de flotas puede ser una herramienta muy útil

En definitiva, la gestión de flotas significa gestionar y supervisar los vehículos a lo largo de su ciclo de vida en la flota de la empresa: definición de la Política de Vehículos, pedido de vehículos y equipamiento, trámites administrativos de matriculación y seguros, control de costes y uso de los vehículos, etc.

La gestión del parque automovilístico es una misión estratégica para cualquier empresa. Disponer de una flota de vehículos representa un coste relativamente elevado. Por eso es vital garantizar un seguimiento eficaz y preciso, y mantener una visión global de la flota.

¿Cuáles son los retos de la gestión de flotas?

La gestión de flotas de vehículos implica la supervisión y coordinación de los vehículos de una empresa u organización. Es un área crucial para las empresas con una flota de vehículos, ya sean turismos, vehículos comerciales, camiones u otros tipos de vehículos utilizados en su negocio. He aquí algunas de las cuestiones clave relacionadas con la gestión de flotas de vehículos:

Costes operativos: Una gestión eficaz de la flota tiene como objetivo minimizar los costes operativos. Esto incluye la reducción del consumo de combustible o electricidad, el mantenimiento periódico y, en algunos casos, anticipado de los vehículos, la gestión de las reparaciones y las reclamaciones, así como la gestión de los costes de los conductores y los seguros.

Seguridad: La seguridad de los conductores es una cuestión clave. Las empresas deben poner en marcha políticas y procedimientos para concienciar a los empleados sobre la seguridad vial: comprobar que disponen de un permiso de conducir válido, formar en conducción responsable (ecoconducción), limitar el tiempo de conducción, proporcionar un vehículo con un mantenimiento regular, etc.

Optimización de la productividad: Una buena gestión de la flota ayuda a optimizar la productividad del conductor y del vehículo. Esto puede lograrse, por ejemplo, mediante una mejor planificación de las rutas, el uso de software de gestión de flotas para supervisar el comportamiento al volante de los conductores o el uso de los vehículos.

Cumplimiento de la normativa medioambiental: Con la creciente preocupación y las recientes normativas relacionadas con el medio ambiente, la gestión de flotas de vehículos debe adaptarse y tener en cuenta los aspectos medioambientales. Esto puede incluir la integración de vehículos de bajas emisiones (vehículos eléctricos o híbridos enchufables) en su flota, la reducción del consumo de combustible, la supervisión y el control periódicos de las emisiones de CO2 y el cumplimiento de la normativa medioambiental vigente (LOM, norma WLTP, etc.).

Seguimiento y gestión de datos: La gestión de flotas implica recopilar y analizar datos de los vehículos de su flota, los conductores y el rendimiento operativo. Los datos recopilados pueden ayudar a tomar decisiones para mejorar la eficiencia de la flota, la rentabilidad y el cumplimiento de la normativa.

Cumplimiento normativo: Las flotas de automóviles tienen que cumplir varias normativas, como las normas de seguridad vial, los estándares de emisiones de CO2, las horas de conducción reguladas para los conductores, etc. La gestión de flotas de automóviles implica garantizar que todos los vehículos y conductores cumplen estas normativas.

Mantenimiento y reparación: El mantenimiento periódico de los vehículos es esencial para que funcionen sin problemas, prolongar su vida útil y garantizar la seguridad de los conductores. La gestión de flotas de vehículos incluye planificar y supervisar el mantenimiento, gestionar las reparaciones y reducir el tiempo de inactividad de los vehículos.

La gestión de una flota de vehículos plantea numerosas cuestiones. Para alcanzar sus objetivos, los gestores de flotas necesitan tener una visión global y detallada de los vehículos que componen la flota de la que son responsables. La supervisión y el análisis de los datos financieros y del uso de los vehículos son pasos esenciales en este proceso. ¿Y si la solución fuera un software de gestión de flotas?

¿Qué es el software de gestión de flotas?

El software de gestión de flotas es una herramienta informática diseñada para ayudar a las empresas a gestionar eficazmente sus flotas de vehículos. Por lo general, se trata de una solución de software centralizada que permite a los gestores de flotas supervisar y controlar diversos aspectos de su flota de vehículos.

El software de gestión de flotas de vehículos es la herramienta esencial para hacer un seguimiento de cada vehículo de su flota a lo largo de su ciclo de vida dentro de la empresa, desde el momento en que se incorpora hasta el momento en que se devuelve o se vende.

Equipado con una amplia gama de funciones para gestionar toda su flota de vehículos, entre las principales y más habituales se encuentran las siguientes

Gestión de vehículos: pedidos e inventario de vehículos, ficha dedicada de identificación del vehículo con la información clave necesaria para su correcto seguimiento (matrícula, marca, modelo, año, características técnicas, asignaciones, eventos sobre el vehículo, etc.)

Mantenimiento: seguimiento e información de gastos, programación de alertas de mantenimiento periódico y citas importantes del vehículo para minimizar las averías y optimizar su vida útil.

Infracciones: módulo dedicado conectado aANTAI para el tratamiento automatizado de las infracciones y la designación de los empleados que las han cometido. El software también permite un seguimiento eficaz y predecible de las multas y FPS (Forfaits Post Stationnement).

Gestión de conductores: seguimiento eficaz gracias a la ficha del empleado, que incluye toda la información importante sobre él (datos de contacto, ubicación, vehículo asignado, seguimiento de la validez del permiso de conducir, etc.).

Optimización de costes: seguimiento de los gastos relacionados con los vehículos, como arrendamientos, costes de combustible, costes de mantenimiento, seguros, multas, etc. Esto permite controlar y analizar con precisión los gastos de la flota con vistas a aplicar el plan de acción necesario para lograr una reducción de los costes.

Informes y análisis: generación de informes detallados sobre el rendimiento de la flota, costes, consumo de combustible, datos de conducción, incidencias, etc. Estos informes ayudan a evaluar la eficiencia de la flota y a identificar áreas de mejora.

Gestión de documentos: almacenamiento y gestión electrónicos de documentos importantes relacionados con la flota, como contratos de alquiler, pólizas de seguros, documentos de mantenimiento, facturas, documentos de matriculación de vehículos, etc.

En resumen, el software de gestión de flotas pretende simplificar el trabajo diario del gestor de flotas permitiéndole abarcar todas las tareas relacionadas con la gestión de sus vehículos, mejorar la eficacia de la actividad de la empresa, alcanzar los objetivos de reducción de costes y garantizar el cumplimiento de la normativa. ¿Quiere saber más? Visite y descubra por qué el software de gestión de flotas de vehículos es esencial