Wat is software voor vlootbeheer?

Het werk van de wagenparkbeheerder verandert snel, omdat hij of zij evolueert naar een “mobiliteitsmanager” met nieuwe verantwoordelijkheden. Om hen te ondersteunen in hun dagelijkse werk en hen in staat te stellen zich te concentreren op taken met toegevoegde waarde, kunnen ze zichzelf uitrusten met software voor wagenparkbeheer.

Het concept van wagenparkbeheer bestaat al vele jaren en begon vooral bij transportbedrijven. Het is een op zichzelf staande functie of geïntegreerd in andere functies en is essentieel wanneer een bedrijf bedrijfs- en/of bedrijfsvoertuigen, machines, vrachtwagens of zelfs fietsen bezit! Dit staat bekend als de “wagenparkbeheerder”, de persoon die verantwoordelijk is voor het beheer van voertuigen gedurende hun hele levenscyclus in het wagenpark van het bedrijf.

Wat houdt vlootbeheer concreet in en wat is software voor vlootbeheer? Daar willen we u in dit artikel graag achter laten komen.

Wat is wagenparkbeheer ?

Er is sprake van een wagenpark wanneer een bedrijf, privé of openbaar, voertuigen ter beschikking stelt van zijn werknemers om hun beroepsactiviteiten uit te voeren. Dit kunnen bedrijfs- of dienstauto’s zijn, bedrijfsvoertuigen, vrachtwagens, tweewielers (motoren, scooters, fietsen, enz.), enz.

Het begrip wagenparkbeheer omvat een groot aantal verschillende taken en heeft betrekking op zowel particuliere als openbare bedrijven. Meer specifiek omvat het alle taken met betrekking tot het gebruik, de controle en het onderhoud van de voertuigen die door de werknemers van een bedrijf worden gebruikt.

De taak van de verantwoordelijke voor het wagenpark van het bedrijf is te zorgen voor een efficiënt gebruik van voertuigen, de bedrijfskosten te verlagen, de veiligheid van chauffeurs en passagiers te verbeteren en de impact op het milieu te minimaliseren. Over het algemeen houdt dit in dat er beleid, procedures en systemen moeten worden ingevoerd om de wagenparkactiviteiten te controleren en te beheersen. In dit geval kan het uitrusten van de wagenparkbeheerder met software voor wagenparkbeheer een zeer nuttig hulpmiddel zijn!

Uiteindelijk betekent wagenparkbeheer het beheren van en toezicht houden op voertuigen gedurende hun hele levenscyclus in het bedrijfswagenpark: bepalen van het autobeleid, bestellen van voertuigen en uitrusting, administratieve procedures voor registratie en verzekering, controleren van kosten en voertuiggebruik, enz.

Het beheer van een wagenpark is een strategische missie voor elk bedrijf. Het hebben van een wagenpark brengt relatief hoge kosten met zich mee. Het is daarom van vitaal belang om te zorgen voor een effectieve en nauwkeurige controle en om een algemeen overzicht van het wagenpark te behouden.

Wat zijn de uitdagingen van vlootbeheer?

Wagenparkbeheer houdt het toezicht op en de coördinatie van de voertuigen van een bedrijf of organisatie in. Het is van cruciaal belang voor bedrijven met een wagenpark, of het nu gaat om auto’s, bedrijfswagens, vrachtwagens of andere soorten voertuigen die tijdens het uitvoeren van hun activiteiten worden gebruikt. Hier volgen enkele van de belangrijkste kwesties met betrekking tot wagenparkbeheer:

Operationele kosten: Effectief wagenparkbeheer is gericht op het minimaliseren van operationele kosten. Dit omvat het verminderen van brandstof- of elektriciteitsverbruik, regelmatig en, in sommige gevallen, vroegtijdig voertuigonderhoud, het beheren van reparaties en claims, evenals het beheren van bestuurders- en verzekeringskosten.

Veiligheid:De veiligheid van chauffeurs is een belangrijk punt. Bedrijven moeten beleid en procedures invoeren om werknemers bewust te maken van verkeersveiligheid: controleren of ze een geldig rijbewijs hebben, training in verantwoord rijden (ecorijden), de rijtijd beperken, zorgen voor een regelmatig onderhouden voertuig, enz.

Productiviteit optimaliseren: Goed wagenparkbeheer helpt de productiviteit van chauffeurs en voertuigen te optimaliseren. Dit kan bijvoorbeeld worden bereikt door een betere routeplanning, het gebruik van fleetmanagementsoftware om het rijgedrag van chauffeurs of het voertuiggebruik te monitoren.

Milieu conformiteit: Met de groeiende bezorgdheid en recente regelgeving met betrekking tot het milieu, moet wagenparkbeheer zich aanpassen en rekening houden met milieuaspecten. Dit kan betekenen dat voertuigen met een lage uitstoot (elektrische voertuigen of plug-in hybrides) in het wagenpark worden geïntegreerd, dat het brandstofverbruik wordt verminderd, dat de CO2-uitstoot regelmatig wordt gecontroleerd en beheerst en dat de huidige milieuregelgeving wordt nageleefd (LOM, WLTP-norm, enz.).

Gegevenscontrole en -beheer: Vlootbeheer omvat het verzamelen en analyseren van gegevens van de voertuigen, chauffeurs en operationele prestaties van het wagenpark. De verzamelde gegevens kunnen helpen bij het nemen van beslissingen om de efficiëntie van het wagenpark, de winstgevendheid en de naleving van de regelgeving te verbeteren.

Reglementaire naleving: Autoparken moeten aan verschillende regels voldoen, zoals regels voor verkeersveiligheid, CO2-emissienormen, gereglementeerde rijtijden voor chauffeurs, enz. Wagenparkbeheer betekent ervoor zorgen dat alle voertuigen en bestuurders aan deze voorschriften voldoen.

Onderhoud en reparatie: Regelmatig voertuigonderhoud is essentieel om voertuigen soepel te laten rijden, hun levensduur te verlengen en de veiligheid van de bestuurder te garanderen. Wagenparkbeheer omvat het plannen en monitoren van onderhoud, het beheren van reparaties en het verminderen van de stilstandtijd van voertuigen.

Er komen veel aspecten kijken bij het beheren van een wagenpark. Om hun doelstellingen te bereiken, moeten wagenparkbeheerders een globaal en gedetailleerd beeld hebben van de voertuigen die deel uitmaken van het wagenpark waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Het monitoren en analyseren van financiële gegevens en voertuiggebruik zijn essentiële stappen in dit proces. Wat als de oplossing fleet management software was?

Wat is software voor vlootbeheer?

Wagenparkbeheersoftware is een IT-hulpmiddel dat is ontworpen om bedrijven te helpen hun wagenpark effectief te beheren. Het is meestal een gecentraliseerde softwareoplossing waarmee wagenparkbeheerders verschillende aspecten van hun wagenpark kunnen controleren en beheren.

Software voor wagenparkbeheer is het essentiële hulpmiddel om elk voertuig in uw wagenpark gedurende zijn hele levenscyclus binnen het bedrijf te volgen, vanaf het moment dat het aan boord wordt genomen tot het moment dat het wordt teruggebracht of verkocht.

Uitgerust met een breed scala aan functies voor het beheer van uw volledige wagenpark, omvatten de belangrijkste en meest voorkomende functies :

Bestellingen en inventarisatie van voertuigen, speciale voertuigidentiteitsfiche met belangrijke informatie die nodig is voor een goede tracering (registratie, merk, model, jaar, technische kenmerken, opdrachten, gebeurtenissen op het voertuig, enz.)

Onderhoud: uitgaven bijhouden en rapporteren, waarschuwingen programmeren voor regelmatig onderhoud en belangrijke voertuigafspraken om storingen tot een minimum te beperken en de levensduur van het voertuig te optimaliseren.

Op overtredingen: speciale module gekoppeld aanANTAI voor geautomatiseerde verwerking van overtredingen en aanwijzing van medewerkers die de overtreding hebben begaan. De software maakt ook een effectieve en voorspelbare controle van boetes en FOD’s (Forfaits Post Stationnement) mogelijk.

Bestuurdersbeheer: doeltreffende controle dankzij het personeelsdossier, dat alle belangrijke informatie over de werknemer bevat (contactgegevens, locatie, toegewezen voertuig, controle van de geldigheid van het rijbewijs, enz.)

Kosten optimaliseren: voertuiggerelateerde uitgaven bijhouden, zoals leasecontracten, brandstofkosten, onderhoudskosten, verzekeringen, boetes, enz. Dit maakt het mogelijk om de uitgaven van het wagenpark nauwkeurig te controleren en te analyseren met het oog op de implementatie van het actieplan dat nodig is om kostenbesparingen te realiseren.

Rapportage en analyse: genereren van gedetailleerde rapporten over de prestaties van het wagenpark, kosten, brandstofverbruik, rijgegevens, incidenten, enz. Deze rapporten helpen om de efficiëntie van het wagenpark te beoordelen en gebieden te identificeren die voor verbetering vatbaar zijn.

Documentbeheer: elektronische opslag en beheer van belangrijke documenten met betrekking tot het wagenpark, zoals huurcontracten, verzekeringspolissen, onderhoudsdocumenten, facturen, voertuigregistratiedocumenten, enz.

Kortom, software voor wagenparkbeheer is bedoeld om het dagelijkse werk van de wagenparkbeheerder te vereenvoudigen door hem in staat te stellen alle taken uit te voeren die komen kijken bij het beheer van zijn voertuigen, de efficiëntie van de activiteiten van het bedrijf te verbeteren, de doelstellingen voor kostenverlaging te halen en te zorgen voor naleving van de regelgeving. Wilt u meer weten? Bezoek en ontdek waarom software voor wagenparkbeheer essentieel is!