Voiture de fonction & avantage en nature : ce qu’il faut savoir

16 Jan 2024

Votre entreprise dispose d’une flotte automobile afin de faciliter les déplacements professionnels de vos collaborateurs ? Si vos salariés ont la possibilité d’utiliser le véhicule qui leur est assigné à des fins personnelles, le chiffrage de l’avantage en nature doit être déterminé. En effet, comme il fait partie de la rémunération du salarié, l’avantage est soumis à l’impôt sur le revenu ainsi qu’aux cotisations sociales.

Découvrez tout ce que vous devez savoir sur le calcul de l’avantage en nature de la voiture de fonction !

Qu’est-ce qu’un avantage en nature ? Définition

L’avantage en nature est un bien ou un service qu’une société met à la disposition de ses salariés. La fourniture du bien ou du service par l’entreprise peut être gratuite, mais une participation inférieure à la valeur réelle peut également être demandée aux collaborateurs.

On considère que les avantages en nature sont des bonus accordés aux salariés : il s’agit donc d’un complément de salaire. Notez aussi que si votre société possède une flotte automobile, les voitures de fonction peuvent être considérées comme des avantages en nature.

L’avantage en nature du collaborateur est-il sujet à l’impôt sur le revenu ?

En France, les avantages en nature accordés aux salariés sont assujettis à l’impôt sur le revenu. Intégré à la rémunération du collaborateur, le montant de l’avantage est également soumis aux cotisations sociales.

Dans quel cas un véhicule est-il un avantage en nature ?

À partir du moment où une entreprise met un véhicule de fonction à la disposition d’un salarié et que ce dernier a la possibilité de l’utiliser en dehors de son activité professionnelle, il s’agit d’un avantage en nature.

Ainsi, si l’usage de la voiture de fonction est autorisé pour les déplacements privés du collaborateur pendant la semaine, le week-end et les vacances, il s’agit bien d’un avantage en nature. Attention, dans certains cas, le véhicule ne peut pas être considéré comme tel. Voici lesquels.

Lorsque le collaborateur est dans l’obligation de rendre le véhicule à son employeur lors de chaque période de repos hebdomadaire ou pendant ses congés.
Lorsque le collaborateur est dans l’obligation de restituer le véhicule à son employeur lors de chaque période de repos hebdomadaire ou pendant ses congés, mais qu’il a toutefois l’autorisation d’utiliser la voiture pour effectuer les trajets entre le domicile et le lieu de travail. Attention, pour que l’avantage en nature soit recevable, l’employeur doit prouver que le salarié n’a pas la possibilité d’emprunter les transports en commun pour se rendre au bureau.
Lorsque le collaborateur dispose du véhicule en permanence, mais qu’il est dans l’interdiction de l’utiliser pour un usage privé pendant les périodes de repos hebdomadaire et de congés. Attention, dans le cas échéant, l’employeur doit notifier par écrit que la voiture peut uniquement être utilisée à des fins professionnelles.

Qui peut se voir attribuer une voiture de fonction ?

En théorie, n’importe quel salarié d’une entreprise à la possibilité de demander une voiture de fonction. C’est ensuite à l’employeur, qui est le seul décisionnaire, d’accepter ou non la requête.

Toutefois, sur le terrain, c’est un avantage qui concerne principalement les collaborateurs ayant un niveau de responsabilité élevé comme les cadres dirigeants. On rencontre également le véhicule de fonction chez les commerciaux ou encore les chauffeurs VTC salariés.

Est-ce avantageux d’avoir un véhicule de fonction pour un salarié ?

Disposer d’un véhicule de fonction permet à un employé de se passer d’un véhicule privé, ce qui peut réduire ses dépenses mensuelles. Les coûts liés à l’achat ou à la location, ainsi que tous les frais associés à la détention du véhicule (assurance, carte grise, entretien, etc.) sont pris en charge par l’entreprise. Résultats : la voiture de fonction offre un confort financier, puisque les frais directs et indirects sont assumés par l’employeur.

Comment calculer un avantage en nature pour un véhicule de fonction ?

Il existe 2 méthodes de calcul : sur la base des dépenses réelles et sur la base d’un forfait. L’une et l’autre peuvent concerner les véhicules achetés par la société ou soumis à un contrat de location (LOA ou LLD).

À noter : c’est au dirigeant de l’entreprise de définir la méthode retenue pour calculer l’avantage en nature. Cependant, il est dans l’obligation de choisir celle qui est la plus favorable au salarié.

#1 Le calcul sur la base des dépenses réelles

Voici la formule qui doit être utilisée dans le cadre d’un véhicule acheté lorsque l’employeur prend en charge le carburant :

si le véhicule a moins de 5 ans : [(20 % du prix d’achat TTC par an + assurance + entretien) x km à usage privé] / Total km + frais réels de carburant pour usage personnel ;
si le véhicule a plus de 5 ans : [(10 % du prix d’achat TTC par an + assurance + entretien) x km à usage privé] / Total km + frais réels de carburant pour usage personnel.

Lorsque l’entreprise ne prend pas en charge le carburant, voici la formule à appliquer :

si le véhicule a moins de 5 ans : [(20 % du prix d’achat TTC par an + assurance + entretien) x km à usage privé] / Total km ;
si le véhicule a plus de 5 ans : [(10 % du prix d’achat TTC par an + assurance + entretien) x km à usage privé] / Total km.

Par contre, s’il s’agit d’une location avec ou sans option d’achat, il faut procéder au calcul suivant :

en cas de prise en charge du carburant : [(coût global annuel location + assurance + entretien) x km à usage privé] / Total km + frais réels de carburant pour usage personnel ;
en cas de non prise en charge du carburant : [(coût global annuel location + assurance + entretien) x km à usage privé] / Total km.

Zoom sur le chiffrage des kilomètres en cas d’utilisation personnelle

Pour retenir la méthode de calcul des dépenses réelles, il faut pouvoir évaluer le kilométrage parcouru à titre privé avec la voiture de fonction. Si l’évaluation de l’avantage pour des fins personnelles n’est pas possible, l’employeur devra se baser sur une évaluation forfaitaire

#2 Le calcul au forfait

Là encore, la formule diffère selon plusieurs critères…

S’agit-il d’un véhicule acheté ou loué ?
Le véhicule a-t-il moins de cinq ans ?
Est-ce que l’employeur prend en charge le carburant ?

Voici le calcul à appliquer pour un véhicule acheté avec prise en charge du carburant par l’employeur :

si le véhicule a moins de 5 ans : 9 % du coût d’achat + carburant ou 12 % du coût d’achat ;
si le véhicule a plus de 5 ans : 6 % du coût d’achat + carburant ou 9 % du coût d’achat.

Si l’employeur ne prend pas en charge le carburant, seul le pourcentage du coût d’achat du véhicule doit être pris en compte :

moins de 5 ans : 9 % ;
plus de 5 ans : 6 %.

Enfin, dans le cas d’une location avec ou sans option d’achat, voici la formule à retenir :

en cas de prise en charge du carburant : 30 % du coût annuel + carburant ou 40 % du coût global annuel ;
en cas de non prise en charge du carburant : 30 % du coût annuel.

Quel avantage en nature pour un véhicule électrique ?

Votre flotte automobile se compose de véhicules électriques ? Ils peuvent être considérés comme des avantages en nature, mais certaines dispositions diffèrent par rapport aux véhicules thermiques :

du 1er janvier 2020 au 31 décembre 2024, les frais d’électricité payés par l’entreprise ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’avantage en nature ;
un abattement de 50 % est appliqué à son montant, dans la limite de 1 800 € par an.

Si l’entreprise met une borne de recharge électrique à la disposition de son collaborateur, l’avantage en nature résultant de l’utilisation de celle-ci est évalué à 0 € (du 1er janvier 2020 au 31 décembre 2024).

Vous souhaitez intégrer une flotte automobile au sein de votre entreprise afin de mettre divers véhicules à la disposition de vos employés ? S’ils pourront être utilisés à la fois à des fins professionnelles et personnelles, ce sont donc des avantages en nature que vous devrez comptabiliser comme tel dans le logiciel de gestion de flotte GAC Car Fleet de GAC Technology !

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