Comment calculer les avantages en nature d’un véhicule ?

16 Jan 2024

Votre entreprise dispose d’une flotte automobile afin de faciliter les déplacements professionnels des collaborateurs ? Si vos salariés ont la possibilité d’utiliser le véhicule qui leur est assigné à des fins personnelles, le chiffrage de l’avantage en nature doit être déterminé. En effet, il est soumis à l’impôt sur le revenu ainsi qu’aux cotisations sociales, car il fait partie de la rémunération du salarié.

Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le calcul de l’avantage en nature de la voiture de fonction :

Comment définir un avantage en nature ?
Quand peut-on considérer qu’une voiture de la flotte automobile est un avantage en nature ?
Qui sont les salariés concernés par le véhicule de fonction ?
Quelle méthode de calcul utiliser pour définir le montant de l’avantage en nature ?
Que faut-il savoir sur le cas particulier des véhicules électriques ?

Qu’est-ce qu’un avantage en nature ?

L’avantage en nature est un bien ou un service qu’une société met à la disposition de ses salariés. La fourniture du bien ou du service par l’entreprise peut être gratuite, mais une participation inférieure à la valeur réelle peut également être demandée aux collaborateurs.

On considère que les avantages en nature sont des bonus accordés aux salariés : il s’agit donc d’un complément de salaire. Intégré à la rémunération du collaborateur, l’avantage en nature est soumis aux cotisations sociales ainsi qu’à l’impôt sur le revenu.

Si votre société possède une flotte automobile, les voitures de fonction peuvent être considérées comme des avantages en nature.

Dans quel cas un véhicule est-il un avantage en nature ?

À partir du moment où une entreprise met un véhicule à la disposition d’un salarié et que ce dernier a la possibilité de l’utiliser en dehors du cadre professionnel, il s’agit d’un avantage en nature.

Ainsi, si l’usage de la voiture de fonction est autorisé pour les déplacements privés du collaborateur pendant la semaine, le week-end et les vacances, il s’agit bien d’un avantage en nature.

Mais attention, dans certains cas, le véhicule ne peut pas être considéré comme tel :

Lorsque le collaborateur est dans l’obligation de rendre le véhicule à son employeur lors de chaque période de repos hebdomadaire ou pendant ses congés ;
Lorsque le collaborateur est dans l’obligation de restituer le véhicule à son employeur lors de chaque période de repos hebdomadaire ou pendant ses congés, mais qu’il a toutefois l’autorisation d’utiliser la voiture pour effectuer les trajets entre le domicile et le lieu de travail. Attention, pour que l’avantage en nature soit recevable, l’employeur doit prouver que le salarié n’a pas la possibilité d’emprunter les transports en commun pour se rendre au bureau.
Lorsque le collaborateur dispose du véhicule en permanence, mais qu’il est dans l’interdiction de l’utiliser pour un usage privé pendant les périodes de repos hebdomadaire et de congés. Attention, dans ce cas bien particulier, l’employeur doit notifier par écrit que la voiture peut uniquement être utilisée à des fins professionnelles.

Qui peut se voir attribuer une voiture de fonction ?

En théorie, n’importe quel salarié d’une entreprise peut demander une voiture de fonction. C’est ensuite à l’employeur, qui est le seul décisionnaire, d’accepter ou non la requête.

Mais sur le terrain, c’est un avantage qui concerne principalement les collaborateurs ayant un niveau de responsabilité élevé comme les cadres dirigeants. On rencontre également le véhicule de fonction chez les commerciaux ou encore les chauffeurs VTC salariés.

Comment calculer un avantage en nature pour un véhicule de fonction ?

Il existe 2 méthodes de calcul :

Sur la base des dépenses réelles
Sur la base d’un forfait

L’une et l’autre peuvent concerner les véhicules achetés par la société ou soumises à un contrat de location (LOA ou LLD).

Quelle formule choisir ?

C’est au dirigeant de l’entreprise de définir la méthode retenue pour calculer l’avantage en nature. Cependant, il est dans l’obligation de choisir celle qui est la plus favorable au salarié.

Le calcul sur la base des dépenses réelles

Voici la formule qui doit être utilisée dans le cadre d’un véhicule acheté lorsque l’employeur prend en charge le carburant :

Si le véhicule a moins de 5 ans : [20% du prix d’achat TTC par an + assurance + entretien) x km à usage privé] / Total km + frais réels de carburant pour usage personnel
Si le véhicule a plus de 5 ans : [(10% du prix d’achat TTC par an + assurance + entretien) x km à usage privé] / Total km + frais réels de carburant pour usage personnel

Lorsque l’entreprise ne prend pas en charge le carburant, voici la formule à appliquer :

Si le véhicule a moins de 5 ans : [20% du prix d’achat TTC par an + assurance + entretien) x km à usage privé] / Total km
Si le véhicule a plus de 5 ans : [10% du prix d’achat TTC par an + assurance + entretien) x km à usage privé] / Total km

Par contre, s’il s’agit d’une location avec ou sans option d’achat, il faut procéder au calcul suivant :

En cas de prise en charge du carburant : [(coût global annuel location + assurance + entretien) x km à usage privé] / Total km + frais réels de carburant pour usage personnel
En cas de non prise en charge du carburant : [(coût global annuel location + assurance + entretien) x km à usage privé] / Total km

Attention à l’évaluation du kilométrage à titre privé

Pour retenir la méthode de calcul des dépenses réelles, il faut pouvoir évaluer le kilométrage parcouru à titre privé. Si ce n’est pas possible, l’employeur devra se baser sur une évaluation forfaitaire.

Le calcul au forfait

Là encore, la formule diffère selon plusieurs critères :

Véhicule acheté ou loué ?
De plus ou moins de 5 ans ?
Prise en charge du carburant par l’employeur ou non ?

Voici le calcul à appliquer pour un véhicule acheté avec prise en charge du carburant par l’employeur :

Si le véhicule a moins de 5 ans : 9% du coût d’achat + carburant ou 12% du coût d’achat
Si le véhicule a plus de 5 ans : 6% du coût d’achat + carburant ou 9% du coût d’achat

Si l’employeur ne prend pas en charge le carburant, seul le pourcentage du coût d’achat du véhicule doit être prise en compte :

Moins de 5 ans : 9%
Plus de 5 ans : 6%

Enfin, dans le cas d’une location avec ou sans option d’achat, voici la formule à retenir :

En cas de prise en charge du carburant : 30% du coût annuel + carburant ou 40% du coût global annuel
En cas de non prise en charge du carburant : 30% du coût annuel

Quel avantage en nature pour un véhicule électrique ?

Votre flotte automobile se compose de véhicules électriques ? Ils peuvent être considérés comme des avantages en nature, mais certaines dispositions diffèrent par rapport aux véhicules thermiques :

Du 1er janvier 2020 au 31 décembre 2024, les frais d’électricité payés par l’entreprise ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’avantage en nature ;
Un abattement de 50% est appliqué à son montant, dans la limite de 1 800 € par an.

Si l’entreprise met une borne de recharge électrique à la disposition de son collaborateur, l’avantage en nature résultant de l’utilisation de celle-ci est évalué à 0 € (Du 1er janvier 2020 au 31 décembre 2024).

Vous souhaitez intégrer une flotte automobile au sein de votre entreprise afin de mettre divers véhicules à la disposition de vos employés ? S’ils pourront être utilisés à la fois à des fins professionnelles et personnelles, ce sont donc des avantages en nature que vous devrez comptabiliser comme tel dans le logiciel de gestion de flotte GAC Car Fleet de GAC Technology !

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