Comment vérifier le kilométrage d’un véhicule ?

En tant que gestionnaire d’un parc automobile, vous envisagez de mettre en place un suivi kilométrique rigoureux afin de limiter l’augmentation des coûts liés au carburant et à l’entretien ? En effectuant ce suivi, vous éviterez notamment la dérive kilométrique. 

Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le kilométrage : 

• Qu’est-ce que le kilométrage ?
• Pourquoi est-il indispensable d’assurer le suivi kilométrique des véhicules de sa flotte automobile ?
• Quelles solutions existent pour mettre en place une gestion optimale ? 

Qu’appelle-t-on kilométrage ?

Certaines notions, comme celle du kilométrage, mais également de la dérive kilométrique, doivent être considérées par les gestionnaires de parc automobile.

Définition du kilométrage d’un véhicule

Également appelé odométrie, il correspond au nombre total de kilomètres parcourus par un véhicule depuis sa mise en service ou la dernière remise à zéro de son compteur. Cette information est visible sur le tableau de bord. 

Cette donnée possède une importance capitale : 

• Les kilomètres pèsent sur le budget des entreprises. En effet, plus la distance parcourue par un véhicule est élevée, plus les dépenses liées au carburant et à l’entretien augmentent. De plus, dans le cadre d’une LOA ou LLD, le kilométrage maximal est stipulé dans le contrat : en cas de dépassement, les frais peuvent s’avérer conséquents, d’où la nécessité de surveiller ces données. 
• Elle influe sur la valeur de l’automobile : l’usure est en grande partie liée aux distances parcourues. 

Définition de la dérive kilométrique

Chaque kilomètre parcouru ayant un prix de revient (prix de revient kilométrique ou PRK), une stratégie de suivi visant à éviter les dérives doit être mise en place. 

En effet, si un collaborateur de l’entreprise utilise sa voiture de fonction pour des trajets superflus, le coût de revient pour chaque kilomètre parcouru augmente, ce qui a forcément un impact sur la gestion de la flotte automobile. 

Pourquoi le suivi de cette donnée est-il si important ?

Dans les entreprises où des véhicules sont mis à la disposition des collaborateurs, la personne en charge de la flotte automobile doit assurer un suivi rigoureux des distances parcourues.

La dérive kilométrique pour un véhicule en LLD ou LOA

Dans les entreprises qui ont fait le choix de la location longue durée (LLD) ou avec option d’achat (LOA) pour leur flotte automobile, les informations relatives aux distances parcourues doivent être surveillées. L’objectif est ici de limiter les surcoûts liés au carburant, aux frais de maintenance et au contrat de location. 

En effet, pour déterminer le montant mensuel du loyer des véhicules, un forfait kilométrique est fixé. En cas de dépassement, l’entreprise devra s’acquitter du règlement d’une somme pour chaque kilomètre supplémentaire lors de la restitution des véhicules. 

Éviter ces pénalités liées au sur-roulage des collaborateurs est indispensable pour optimiser la gestion de la flotte automobile. 

A l’inverse, en cas de sous-roulage, l’entreprise sera engagée sur un loyer plus élevé que celui qui correspond à l’usage réel du véhicule. 

Lorsqu’une entreprise s’engage sur un forfait de kilomètres maximum pour une durée déterminée, le gestionnaire de la flotte automobile a donc tout intérêt à mettre en place un suivi précis grâce à un outil de gestion adapté : 

• Il peut ainsi vérifier que la limite n’est pas encore dépassée pour les différents véhicules de sa flotte ;
• Si le dépassement est inévitable, il peut renégocier le contrat de location : en anticipant, le loyer sera revu à la hausse, mais le montant des pénalités sera moins important.

La dérive kilométrique pour un véhicule dont l’entreprise est propriétaire

Pour les sociétés qui sont propriétaires des véhicules de leur parc automobile, l’objectif n’est pas uniquement de limiter les coûts liés à la hausse du carburant et de l’entretien. 

Lorsqu’un véhicule neuf entre dans une flotte automobile, le gestionnaire doit fixer un nombre de mois et de kilomètres à atteindre avant la revente. En effet, plus ces derniers augmentent, plus il perd de la valeur. Pour éviter de voir le prix de revente diminuer, le gestionnaire va devoir remplacer le véhicule plus tôt que prévu, ce qui aura forcément un impact sur les finances de sa société. 

Les bénéfices pour un gestionnaire de parc automobile

Pour résumer, un suivi kilométrique optimal doit être mis en œuvre par les gestionnaires de parc automobile pour : 

• Anticiper la modification du contrat de location (LLD ou LOA)
• Organiser et anticiper le renouvellement de sa flotte
• Ajuster au plus juste la consommation de carburant du parc
• Faciliter la prise de décision stratégique visant à faire diminuer le TCO ou coût moyen de détention de la flotte

Comment vérifier le kilométrage de sa flotte automobile ?

Bien que les informations relatives aux kilomètres parcourus soient visibles sur le tableau de bord, le gestionnaire de flotte automobile ne peut pas contrôler chaque véhicule. Cette vérification prendrait beaucoup de temps, occasionnerait des erreurs et aurait donc un coût pour l’entreprise.

Vous êtes à la recherche d’une solution informatique pour suivre au mieux le kilométrage de vos véhicules ? L’utilisation d’un logiciel de gestion de flotte automobile permet

aux gestionnaires d’obtenir des données précieuses sur les distances parcourues par les conducteurs. 

Les logiciels de flotte automobile sont dotés de fonctionnalités permettant de mettre en place les stratégies suivantes : 

Mettre en place une alerte

Grâce au logiciel, le gestionnaire est en mesure de mettre en place une alerte : lorsque le compteur s’approche de la limite fixée, une alerte est envoyée par le logiciel au gestionnaire.

Celui-ci peut ainsi rectifier le tir, par exemple, en proposant un autre véhicule au conducteur concerné. Dans le cas d’une location, le gestionnaire peut également anticiper le sur-roulage en ajustant la durée du contrat ainsi que le forfait kilométrique, notamment, grâce à la fonction “contrats à optimiser” disponible dans GAC Car Fleet. 

Suivre la consommation de carburant

Les logiciels de gestion de flotte automobile tels que GAC Car Fleet de GAC Technology permettent également de suivre l’utilisation globale de carburant pour chaque véhicule du parc. Là encore, des mesures doivent être prises par le gestionnaire afin d’éviter le sur-roulage des conducteurs (par exemple, l’incitation à l’éco-conduite pour moins consommer) ou, à l’inverse, le sous-roulage.

Mettre en place un bilan kilométrique mensuel

Enfin, la mise en place d’un bilan mensuel récapitulant les distances parcourues ainsi que la consommation de carburant de chaque véhicule est une stratégie qui peut s’avérer pertinente pour limiter les dépenses. 

En effet, mettre ces informations à la disposition des conducteurs tout en leur donnant des conseils d’expert pour optimiser leurs trajets ainsi que leur conduite, peut faire évoluer leur comportement sur la route. Ces données, récoltées grâce au logiciel de gestion de flotte automobile, sont facilement exploitables et peuvent faire l’objet d’un reporting complet à l’aide de l’outil. 

Vous cherchez une solution pour optimiser le TCO grâce à un suivi optimal des données kilométriques de votre flotte auto ? Contactez l’un de nos conseillers pour en savoir plus sur les fonctionnalités de notre logiciel GAC Car Fleet !