Qui est le gestionnaire de flotte automobile ?

Qui dit flotte automobile, dit gestionnaire ! Un parc ne peut se gérer seul ; c’est pourquoi la fonction de gestionnaire de flotte automobile a été intégrée au sein des entreprises. Ce dernier assure un rôle capital et majeur dans l’utilisation des véhicules de flotte.

En quoi consiste le métier de gestionnaire de parc automobile ? Quelles sont les missions qui lui incombent ? Quelles sont les qualités requises pour assurer cette fonction ? C’est ce que nous vous proposons de découvrir !

DÉFINITION DU MÉTIER DE GESTIONNAIRE DE PARC AUTOMOBILE

Le gestionnaire de flotte est le chef d’orchestre du parc automobile d’une entreprise. Il est le garant du bon fonctionnement et de l’utilisation de celui-ci en termes de logistique, de suivi administratif et de maintenance, de la commande d’un véhicule jusqu’à sa restitution ou sa vente.

Le métier de gestionnaire implique de posséder des connaissances et compétences dans des domaines vastes et variés tels que l’automobile, la finance et la fiscalité, les ressources humaines ou même, la communication.  A cela doit s’ajouter une forte curiosité pour assurer une veille régulière dans l’optique d’être à l’affût des dernières réglementations et tendances du marché.

Le gestionnaire de parc est un acteur clé dans la prise de décisions aussi bien en ce qui concerne le choix des véhicules que l’impact financier de la flotte automobile. On attend de lui qu’il soit force de proposition auprès de la direction pour proposer un plan d’action visant à optimiser les coûts et l’organisation de sa flotte.

En définitive, le gestionnaire de parc automobile est un employé polyvalent doté d’une très grande capacité à s’adapter, organiser son travail et être réactif en toutes circonstances dans le but d’optimiser la flotte dont il est en charge et ainsi, réduire les coûts relatifs à cette dernière.

QUELLES SONT LES MISSIONS DU GESTIONNAIRE DE PARC AUTOMOBILE ?

Dans le cadre de ses fonctions, nombreuses sont les tâches qui incombent au gestionnaire de flotte automobile. Pour comprendre son quotidien, nous avons listé ses missions principales (liste non-exhaustive) :

Construire la Car Policy de l’entreprise

Pour l’aider dans son quotidien, le gestionnaire de flotte détermine une Car Policy ou politique automobile de l’entreprise, document de référence pour la gestion des véhicules et très similaire à un cahier des charges.

Elle recense toutes les informations liées à la politique d’entreprise en matière de choix de véhicules (marques, modèles, type d’énergie, etc.) et fixe les règles d’utilisation (autorisation ou non d’utiliser le véhicule les soirs et week-ends, fourniture d’une carte carburant, gestion de la maintenance, etc.), les droits et obligations des collaborateurs.

La construction et le suivi de sa bonne application est un enjeu stratégique et capital pour toute entreprise qui souhaite réduire les coûts de sa flotte automobile, un des principaux objectifs du gestionnaire.

Interagir et négocier avec les différents fournisseurs

Dans la gestion de flotte automobile, différents fournisseurs interviennent et sont des acteurs majeurs pour l’entreprise. Les principaux sont les fournisseurs de véhicules, que ces derniers soient intégrés au parc sous contrat de location ou détenus en propre. Bien entendu, d’autres fournisseurs, tels que les pétroliers, les assureurs, les professionnels de maintenance et bien d’autres encore, font partie des acteurs avec lesquels le gestionnaire est en contact.

Ces fournisseurs font partie du quotidien du gestionnaire de parc. Il est donc important pour lui de se créer un réseau et entretenir de bonnes relations avec eux afin d’obtenir de la fluidité dans la gestion de sa flotte auto.

Autre élément à prendre en compte pour le gestionnaire de parc et non des moindres : le prix ! Plus la flotte est grande, plus les dépenses sont importantes. Le gestionnaire doit par conséquence être en capacité de négocier auprès de son réseau de fournisseurs pour atteindre son objectif de réduction des coûts.

Organiser et optimiser les livraisons et restitutions des véhicules

Le gestionnaire de parc étant en charge des véhicules tout au long de leur vie au sein de  l’entreprise, il est inévitablement le responsable des flux d’entrées et de sorties de ceux-ci. Il intervient donc depuis la commande, selon la Car Policy mise en place, et se chargera d’organiser la livraison du véhicule ainsi que son attribution au collaborateur.

Le plus souvent, les entreprises font appel à la LLD (Location Longue Durée) pour se fournir en véhicules. Le gestionnaire s’engage alors sur un contrat avec une durée, une distance et un loyer prédéfinis. Afin de lui éviter des frais supplémentaires, il est donc primordial qu’il suive de près ces flux pour organiser et optimiser les livraisons et restitutions (ou ventes, en cas d’achat) des véhicules.

Organiser et gérer l’attribution des véhicules du parc automobile

Le gestionnaire de parc automobile, comme son nom l’indique, est au cœur de la stratégie d’attribution des véhicules. Véritable chef d’orchestre, il doit assurer l’allocation des véhicules qui composent le parc et les suivre durant tout leur cycle de vie au sein de la société.

Selon la fonction, le type et le nombre de déplacements ou, selon le type de trajet, il est essentiel de choisir un véhicule adapté pour optimiser son coût et les dépenses liées à celui-ci.

Enfin, il se peut que le gestionnaire soit amené à gérer un transfert de véhicule d’un collaborateur à un autre. Un suivi précis sera alors requis pour assurer toutes les tâches administratives relatives à ce changement de conducteur.

Organiser et gérer la maintenance des véhicules

Tout véhicule utilisé nécessite à un moment donné d’être confié à un professionnel d’entretien ou de réparation. Cette mission incombe donc au gestionnaire de parc automobile. En effet, pour chaque véhicule, que l’acte de maintenance entre dans le cadre de l’entretien ou qu’il soit imprévu, il devra organiser le rendez-vous et assurer le suivi administratif et financier.

Le gestionnaire de flotte aura en charge le choix du prestataire et sera garant de la qualité de service et du coût que cela engendrera. Rappelons que la réduction et l’optimisation des coûts représentent un des objectifs principaux que doit atteindre un gestionnaire de parc.

Certaines opérations de maintenance sur une automobile sont fréquentes et obligatoires. Le gestionnaire devra donc être rigoureux et trouver une organisation dans son travail qui lui permettra de ne manquer aucune date importante pour la flotte dont il est en charge.

Prévoir et anticiper les maintenances est aussi un moyen, pour le gestionnaire de parc, de réaliser le budget que l’entreprise devra consacrer à la gestion des véhicules.

Créer un reporting et analyser les indicateurs clés pour l’optimisation de la flotte

Comme évoqué précédemment, la direction d’une entreprise attendra de son gestionnaire un plan d’action visant à optimiser et réduire les coûts générés par une flotte automobile. Pour ce faire, il devra se constituer un reporting afin de suivre les indicateurs clés dans la gestion de parc.

Cette étape est capitale pour l’entreprise et sa stratégie. En effet, le gestionnaire doit être en mesure de garder un œil sur les dépenses liées à sa flotte et maîtriser les coûts. Des écarts rapportés à un parc automobile dans son intégralité peuvent engendrer une perte d’argent considérable.

Aussi, la création et le suivi d’un tableau de bord peut être un élément d’aide à la prise de décisions, non seulement pour le gestionnaire mais aussi pour la direction de l’entreprise. En cas de négociation avec un fournisseur, bénéficier de ces indicateurs peut s’avérer être un réel atout également.

Prévenir les risques potentiels

En lien avec le point précédent, le gestionnaire de flotte doit toujours surveiller d’un œil attentif les véhicules dont il est responsable. En effet, afin d’éviter certaines pannes ou de potentiels accidents, il est essentiel qu’il suive de près l’état de chaque véhicule. De cette manière, il aura la possibilité d’avoir une vision globale mais aussi détaillée de l’état de son parc. Ainsi, il sera en mesure d’anticiper et agir pour prévenir les conducteurs de tous risques.

De plus, en analysant le type de conduite et les temps de trajets de ses collaborateurs, le gestionnaire de parc peut agir en réalisant de la prévention auprès de ces derniers et en les aidant à optimiser leur conduite et leur temps de trajet. Le gestionnaire endosse alors un rôle essentiel de conseiller auprès des conducteurs.

Prendre en compte l’impact environnemental du parc et agir en conséquence

De plus en plus, la préservation et le respect de l’environnement sont au cœur des préoccupations de tous. La réglementation du marché automobile évolue également en ce sens et nous voyons apparaître de nouvelles législations telles que la norme WLTP ou la loi LOM.

Ces dernières visent à encourager l’intégration de véhicules propres au sein des flottes d’entreprises ou à proposer des solutions de mobilité alternatives telles que le vélo, l’autopartage ou même, la mise en place d’un forfait mobilité. Le rôle du gestionnaire de flotte sera alors d’inciter les collaborateurs à rouler en voiture hybride ou électrique si leurs types de trajets le permettent. Ces nouvelles réglementations ont également pour objectif de réduire la quantité de C02 émise par les véhicules de flottes professionnelles en fixant des taxes plus ou moins élevées par pallier d’émission.

Le gestionnaire étant le garant de la réduction et l’optimisation des coûts de son parc, il devra prendre en compte la dimension environnementale dans sa stratégie de gestion. Intégrer des véhicules à énergie verte dans la Car Policy de l’entreprise et suivre la consommation de chaque collaborateur font partie intégrante des nouveaux enjeux du métier de gestionnaire de flotte automobile.

Le conseil de l’Expert

Nous avons vu que gérer une flotte automobile nécessite une certaine polyvalence et une parfaite organisation pour assurer une gestion optimale et maîtriser l’ensemble des véhicules. Plus un parc automobile est grand, plus le gérer devient complexe. Chaque tâche, rapportée au nombre de véhicules gérés, peut devenir chronophage et difficile à réaliser. C’est pourquoi, pour accompagner le gestionnaire au quotidien s’il est amené à gérer 30 véhicules ou plus, nous lui recommandons de s’équiper d’un logiciel de gestion de flotte automobile.

En effet, intégrer un outil de gestion dédié au parc automobile c’est se donner l’opportunité de gérer simplement et efficacement l’intégralité de sa flotte depuis un outil unique, dont les données fournisseurs et internes y sont intégrées automatiquement.

QUELLES SONT LES QUALITÉS REQUISES POUR ÊTRE UN GESTIONNAIRE DE PARC AUTOMOBILE ?

Le gestionnaire de parc automobile, de par la diversité et ampleur des missions qui lui sont attribuées, doit indéniablement être un employé polyvalent et multitâche avant tout. Il doit s’intéresser à des domaines variés pour exceller dans ses fonctions et être capable d’intervenir à tous les niveaux. Ainsi, il est essentiel pour lui de posséder des compétences :

• Dans le milieu automobile et la législation en vigueur sur le marché
• En comptabilité, fiscalité et finance
• Dans la gestion des ressources humaines
• En informatique et en traitement de données
• En communication (en interne avec les collaborateurs et en externe avec les fournisseurs)
•  …

Comme son nom l’indique, il se doit bien évidemment d’être un très bon « gestionnaire » afin de pouvoir parfaitement contrôler le fonctionnement de la flotte automobile dont il est responsable. C’est pourquoi, il devra perpétuellement garder une vision globale sur son parc, savoir s’adapter et être réactif en cas de changement et dans n’importe quelle autre situation.

Autre capacité très importante pour le gestionnaire de parc : l’anticipation ! Il peut très vite, surtout s’il gère un grand parc, être dépassé par les événements et manquer des dates ou informations importantes. Le gestionnaire doit donc être en mesure de prévoir dans le temps tous les éléments essentiels pour les véhicules qu’il gère. La rigueur et l’organisation viennent alors jouer un rôle tout aussi important pour son quotidien.

A cela doit également s’ajouter de la curiosité et de la passion pour le métier qu’il exerce. Le marché de l’automobile étant en constante évolution en termes de technologie et de réglementation, le gestionnaire de flotte automobile doit se tenir fréquemment informé de ce qu’il se passe dans l’environnement au sein duquel il travaille en effectuant une veille constante.

Le métier de gestionnaire de parc automobile englobe de nombreuses missions diverses et variées. De par les changements du marché automobile, il s’agit d’un poste qui a évolué au cours des dernières années et continue de muter, d’où la capacité d’adaptation qui est primordiale. De très belles opportunités d’évolution s’ouvrent au gestionnaire au cours de sa carrière, il suffit d’être volontaire et de s’en donner les moyens !