Flotte de véhicules : comment améliorer vos performances et réduire vos coûts ?

La flotte automobile est un véritable moteur de mobilité pour une entreprise. Et pour cause, elle regroupe l’ensemble des moyens de transport mis à disposition par une société pour ses collaborateurs, formant ainsi le socle de leurs déplacements professionnels. Mais à partir de combien de véhicules peut-on parler d’une flotte automobile ? Comment fonctionne sa gestion ? Quel type de véhicule peut constituer un parc auto ? C’est ce que nous vous proposons d’explorer.

Qu’est-ce qu’une flotte de véhicules ? Définition 

Une flotte regroupe tous les véhicules détenus ou loués par une même entreprise et utilisés, selon le secteur, par ses employés dans le cadre de leurs activités.

Les véhicules constituant la flotte auto doivent permettre de répondre aux besoins en mobilité de la société. En effet, une entreprise dont l’activité est le transport de marchandises devra se constituer une flotte de camions et de poids lourds alors qu’un prestataire de services cherchera plutôt à équiper ses commerciaux de voitures de fonction pour faciliter leurs déplacements professionnels. 

Le gestionnaire en charge de la flotte automobile : un rôle clé

Une flotte automobile est souvent un poste de dépense important dans une société, c’est pourquoi un gestionnaire de flotte se dédie à la gestion de parc automobile, mission qu’on appelle aussi « fleet management ». Il organise les trajets de ses conducteurs et assure la maintenance des véhicules afin de préserver la sécurité des employés.

Le gestionnaire de flotte a aussi pour but d’optimiser le budget dédié au parc automobile et de suivre les dépenses liées, via un tableau de bord par exemple. Il est également chargé de déterminer la Car Policy de l’entreprise. Il s’agit d’un document qui définit divers éléments, notamment : 

• les règles d’utilisation et d’affectations des véhicules de services ; 
• les choix des véhicules de l’entreprise (marques et modèles) ;
• la politique environnementale de l’entreprise, les règles d’éco-conduite ainsi que les valeurs d’émissions de CO₂ acceptées pour chaque type de véhicules ;
• les règles d’entretien du véhicule et contrats avec des prestataires, etc.

Quels types de moyens de transport retrouve-t-on dans une flotte de véhicules ?

La flotte de véhicules peut être constituée de différents modes de transport. Voici les principaux.

• Véhicules de fonction : qu’il s’agisse d’une citadine, d’un SUV ou d’une berline, la voiture de fonction peut être utilisée pour un usage professionnel et personnel. Ainsi, un collaborateur peut conduire sa voiture de fonction pour des déplacements professionnels, pour effectuer le trajet domicile-travail, mais également pour faire ses courses ou partir en vacances en famille.
• Voiture de service : la voiture de service (citadine, berline, SUV) peut uniquement être utilisée dans un cadre professionnel. Ainsi, le collaborateur ne peut pas conduire une voiture de service en dehors de ses déplacements professionnels.
• Véhicule utilitaire : cette catégorie correspond aux véhicules de 12 mètres maximum de longueur, de 2,6 mètres maximum de largeur et dont le poids total autorisé en charge (PTAC) est inférieur à 3,5 tonnes.
• Camion et poids lourd : les véhicules qui excèdent les dimensions citées ci-dessus et dont le poids total autorisé en charge dépasse 3,5 tonnes font partie de la catégorie des poids lourds.
• Deux-roues : les motos et les scooters ne sont pas les seuls deux-roues pouvant constituer un parc auto. En effet, les vélos et les trottinettes peuvent être intégrés à une flotte automobile.

Combien de véhicules faut-il à une entreprise pour parler de flotte automobile ?

Lorsque l’on parle de flotte de véhicules, on imagine une dizaine de véhicules. En réalité, on considère qu’un parc auto est constitué à partir du moment où celui-ci comptabilise au moins 2 véhicules. 

Cependant, il est plus judicieux pour les entreprises de posséder au moins 3 véhicules dans leur flotte auto. En effet, à compter de 3 voitures, elles peuvent bénéficier de tarifs préférentiels pour l’achat et la location ainsi que de conditions avantageuses pour la souscription d’un contrat d’assurance. 

De ce fait, une assurance pour flotte automobile peut être souscrite à partir de 3 à 4 véhicules, selon les conditions définies par l’assureur. Les entreprises qui souhaitent optimiser les coûts de leur flotte automobile ont donc tout intérêt à posséder 3 voitures ou plus dans leur parc auto. 

Bien évidemment, le nombre de véhicules dépend également de la taille de l’entreprise. Ainsi, alors qu’une TPE se contentera d’une flotte de 5 véhicules par exemple, un grand groupe pourra en comptabiliser 10 000 ou plus (voitures de fonction pour la direction et les commerciaux, poids lourds pour le transport des marchandises, etc.). 

De plus, la composition de la flotte de véhicules peut être différente selon le secteur d’activité. Par exemple, une société de transport aura à sa disposition un grand nombre de véhicules utilitaires, de camions et/ou de poids lourds pour mener à bien ses missions à travers la France et l’Europe. Alors que dans d’autres secteurs d’activité, la flotte se composera davantage de voitures de tourisme (Berline, SUV, etc.). 

Comment définir le nombre de véhicules nécessaires à la construction de la flotte auto à mon activité ?

Si votre société est sur le point de constituer un parc automobile, il est crucial de définir le nombre de véhicules qui vont le composer. Pour y parvenir, nous vous recommandons de réaliser un état des lieux de vos besoins. 

• Qui sont les collaborateurs concernés par des déplacements professionnels réguliers ou par une activité nécessitant un véhicule ? 
• Combien sont-ils ? 
• Quels sont leurs besoins ? 
• Leur usage sera-il ponctuel ou régulier ?
• Pour quelles missions vont-ils utiliser les véhicules mis à leur disposition ?

Une fois que vous aurez une meilleure idée du nombre de voitures, de véhicules utilitaires, de poids lourds ou toute autre solution de mobilité dont votre entreprise a besoin, vous pourrez définir une stratégie pour financer votre flotte de véhicules et, ainsi, optimiser le coût d’acquisition et d’utilisation de vos véhicules. 

Naturellement, plus les véhicules constituant la flotte automobile sont nombreux, plus le budget et les dépenses seront conséquents.

Comment assurer une bonne gestion de sa flotte de véhicules ?

Lorsqu’une entreprise décide de mettre des véhicules à la disposition de ses collaborateurs, celle-ci doit investir dans une solution pour gérer son parc auto. En effet, une gestion optimale de sa flotte est indispensable, et ce qu’elle se compose de 4, 400 ou 4 000 véhicules et plus ! 

Bien évidemment, plus les véhicules à gérer sont nombreux, plus le pilotage doit être performant : à partir de 30 véhicules, il est indispensable pour le gestionnaire de flotte automobile de s’équiper d’un logiciel de gestion, et ainsi bénéficier de ses fonctionnalités avancées.

Pour faciliter la gestion des véhicules, l’utilisation d’un logiciel de flotte automobile est vivement recommandée. Celui-ci permet notamment aux entreprises de : 

• maîtriser les coûts opérationnels ;
• assurer la sécurité des conducteurs ;
• limiter leur impact environnemental ;
• rentabiliser la flotte automobile ;
• garantir la conformité des véhicules à la réglementation en vigueur en France ;
• assurer une maintenance optimale.

FAQ

Pourquoi avoir une flotte automobile ?

Posséder une flotte automobile permet à une entreprise de remplir plusieurs objectifs. Elle améliore la mobilité des employés, en leur fournissant des moyens de transport sûrs et fiables pour se déplacer. Par conséquent, leur efficacité et leur productivité sont renforcées, car ils sont moins susceptibles d’être retardés par des problèmes de transport.

Une flotte automobile bien gérée peut également se traduire par une réduction des coûts. Grâce à une planification et à une meilleure visibilité sur l’utilisation des véhicules, il est possible de minimiser les dépenses liées au carburant, à l’entretien et aux réparations. De plus, avec des logiciels de gestion de flotte, le gestionnaire à la possibilité d’effectuer un suivi précis des trajets, du kilométrage et de la consommation de carburant, ce qui aide à détecter toute anomalie et à prendre des mesures correctives en temps réel.

En outre, avoir une flotte automobile peut être un moyen pour une entreprise de montrer son engagement envers la durabilité. Par exemple, en optant pour des véhicules électriques ou hybrides, l’entreprise peut réduire son empreinte carbone et contribuer à la transition énergétique.

Comment avoir et acheter une flotte de véhicules ?

Pour mettre en place une flotte de véhicules, plusieurs options s’offrent à vous. Bien sûr le choix se fera en fonction de vos besoins, de vos objectifs, de vos contraintes et de votre budget. Voici les 3 principaux modes de financement : 

• l’achat direct : cette solution nécessite un investissement initial conséquent, mais vous permet de devenir propriétaire de vos véhicules et donc de les utiliser à votre convenance.
• la location avec option d’achat (LOA) : il s’agit d’une formule qui vous permet de financer vos véhicules sur une durée déterminée, tout en ayant la possibilité de les acheter à la fin du contrat.
• la location longue durée (LLD) : cette option permet de disposer de vos véhicules pour une durée déterminée, sans avoir à vous soucier de leur entretien ni de leur revente.

Il convient aussi de prendre en compte les démarches administratives à effectuer pour l’immatriculation de votre flotte. Chaque véhicule devra disposer de sa propre carte grise, obtenue en ligne sur le site de l’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS) ou sur une plateforme agréée.

C’est quoi l’assurance d’une flotte automobile ? Est-elle obligatoire ? 

L’assurance d’une flotte automobile est un contrat unique qui couvre l’ensemble des véhicules appartenant à une entité, qu’elle soit physique ou morale. C’est une solution pratique pour les entreprises ayant plusieurs véhicules en usage, car elle simplifie la gestion des contrats d’assurances.

À noter : cette assurance n’est pas limitée aux voitures seulement, elle peut couvrir différents types de véhicules : utilitaires, motos, scooters, etc.

Concernant l’obligation, comme tout véhicule en circulation, ceux constituant une flotte doivent être assurés. L’assurance d’une flotte automobile est donc obligatoire, elle est stipulée par l’article L211-1 du Code des assurances. 

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